Errores que convierten una reunión en improductiva
Ahora mismo, en todo el mundo, se están manteniendo reuniones que afectan a la productividad del día a día, de las personas que intervienen, seguramente terminen el día pensando que lo han desaprovechado, y lo que es peor, no hacen nada para solucionarlo.
Si dejas que una reunión con un cliente o colaborador se alargue en el tiempo, estás perdiendo horas de tu trabajo y lo más importante, dinero.
¿Te has parado a pensar cuánto dinero inviertes en un cliente? Calcula tu coste por hora y piensa cuantas veces más tienes que hablar con él, para concretar lo que necesita.
Seguro que la cifra es, para echarse a llorar y plantearte como mejorar tus reuniones.
Otro error que afecta a tu productividad, es reunirte con la persona que no lleva el departamento, o no es quien tiene que aceptar la propuesta.
Asegúrate siempre de reunirte con quien toma las decisiones, pero también que esté presente el responsable de llevarlas a cabo.
Consejos para aumentar la productividad en tus reuniones con clientes
Si ya es un cliente habitual, piensa si es necesaria la reunión o bastaría con enviarle un email explicativo con la documentación que precisa.
Para evitar tener una reunión improductiva, debemos pensar y dejar claros los objetivos que queremos conseguir.
Podemos enviar al cliente un formulario previo a la entrevista para saber desde un principio que es lo que necesita contratar, o que objetivos quiere conseguir con nuestro proyecto, y así poder ir más preparados a la reunión.
Ya sea una reunión en un despacho o por skype lo fundamental, es elaborar un guión o checklist con las preguntas dirigidas al objetivo que te hayas marcado.
Teniendo desde un principio claro que es lo que quiere o necesita el cliente, nos será más fácil poder darle respuesta inmediata y mantener una entrevista fluida y eficaz, de tal forma que quede satisfecho con la información que le estamos proporcionando.
Si la reunión es en una oficina comprueba que llevas toda la documentación necesaria, (catálogos, muestras, contratos, exposiciones…), da muy mala imagen que un cliente te pregunte sobre algún producto o servicio y tengas que emplazarle a otro día o decirle que se lo envías por email. Por no decir, que llevaremos la entrevista a un pozo sin salida.
Calcula el tiempo que va a durar la reunión con el cliente, te aconsejo que no dure más de 90 minutos.
Qué hacer Durante la reunión
Comunícale al cliente cuanto va a durar la reunión, y cuál es el objetivo de ésta, para que él, también pueda saber el tiempo que debe dejar disponible para atenderte y así, podáis tener una entrevista sin interrupciones.
Para que la reunión sea más productiva puedes enviarle al cliente por correo los puntos a tratar, por si quiere añadir algo más, o bien hacerlo al principio de la entrevista, con el fin, de que sepa en que punto estáis en cada momento.
Dirige la reunión con las preguntas que previamente has preparado, escuchando muy atenta a las respuestas que te da el cliente, para saber lo que necesita y si puedes ayudarle, intenta resolver sus dudas en el momento.
Es primordial, que escuches al cliente, que puedas saber cuales son sus inquietudes y como es, a veces nos damos cuenta que por la forma de ser o de trabajar no vamos a poder colaborar con él o no podemos ayudarle y por lo tanto, es mejor acortar la reunión o darse por finalizada, para no perder el tiempo ni nosotros, ni él.
Si has hecho bien tu guión tendrás preparadas las respuestas a las preguntas que te suelen realizar con más frecuencia, sobre un producto o servicio.
Para que las reuniones sean productivas los participantes tienen que evitar entrar en discusiones sobre temas que no son importantes para el proyecto e intenta dejar contestadas y resueltas todas las preguntas y dudas del cliente.
Anota todo lo necesario para que puedas realizar un resumen de los temas tratados y los objetivos marcados con el cliente y al finalizar la reunión repasarlos con él, y añadir lo que fuese preciso.
Al finalizar la entrevista, saldremos satisfechos de haber conseguido mantener una reunión productiva en el tiempo estipulado y sabiendo que hemos podido ayudar a nuestro cliente.
¿De cuántas reuniones has salido sin sacar nada en provecho?, ¿Tienes algún formulario o check list para tus reuniones? ¿Has tenido algún cliente con el que has sabido desde el minuto 0 que no ibas a conseguir nada? ¿Que has hecho? Escríbelo en los comentarios.
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¡Muuuuy bueno! Es muy cierto que esta actividad, si se lleva mal, genera una fuga enorme de recursos (energéticos y económicos) y aún así muchísimos autónomos no lo toman en cuenta, para muchos es „parte del oficio“ … muy buen post, voy a revisar mi propio proceso con los clientes.
Gracias Ale por tu comentario, el primer paso es reconocerlo y después corregirlo.
Todos me parecen unos consejos muy recomendables, útiles y prácticos. De hecho, son de las cosas que se “saben” pero luego se olvidan muchas veces en poner en práctica. Este post queda en mis favoritos para tenerlo a mano cuando me haga falta. ¡Gracias!
Gracias Raquel, como dices nos olvidamos de poner en práctica lo que ya sabemos y eso hace que perdamos mucho tiempo y recursos.