Errores que convierten una reunión en improductiva

 

 

 

Ahora mismo,  en todo el mundo, se están manteniendo reuniones  de trabajo que afectan a la  productividad del día a día de las personas que intervienen, seguramente, terminen el día pensando que lo han desaprovechado, y lo que es peor, no hacen nada para solucionarlo. En este artículo te voy a enseñar como mejorar la productividad de tus reuniones.

 

Si dejas que una reunión de trabajo con un cliente o colaborador se alargue en el tiempo, estás perdiendo horas de tu trabajo y lo más importante, dinero.

 

¿Te has parado a pensar cuánto dinero inviertes en un cliente?  Calcula tu coste por hora y piensa cuantas veces más tienes que hablar con él, para concretar lo que necesita.

 

Seguro que la cifra es, para echarse a llorar y plantearte como mejorar tus reuniones.

 

Otro error que afecta a tu productividad, es reunirte con la persona que no lleva el departamento, o no es quien tiene que aceptar la propuesta.

 

Asegúrate siempre de reunirte con quien toma las decisiones, pero también que esté presente el responsable de llevarlas a cabo.

 

 

 

Consejos para aumentar la productividad en tus reuniones con clientes

 

 

 

Si ya es un cliente habitual, piensa si es necesaria la reunión o bastaría con enviarle un correo explicativo con la documentación que precisa.

 

Para evitar tener una reunión improductiva, debemos pensar y dejar claros los objetivos que queremos conseguir.

 

Podemos enviar al cliente un formulario previo a la entrevista para saber  desde un principio que es lo que necesita contratar, o que objetivos quiere conseguir con nuestro proyecto, y así poder ir más preparados a la reunión.

 

Ya sea una reunión en un despacho o por skype lo fundamental, es  elaborar un guión o checklist  con las preguntas  dirigidas al objetivo que te hayas marcado.

 

Teniendo desde un principio claro que es lo que quiere o necesita el cliente, nos será más fácil poder darle respuesta inmediata y mantener una entrevista fluida y eficaz, de tal forma que quede satisfecho con la información que le estamos proporcionando.

 

Si la reunión es en una oficina comprueba que llevas toda la documentación necesaria, (catálogos, muestras, contratos, exposiciones…), da muy mala imagen que un cliente te pregunte sobre algún producto o servicio y tengas que emplazarle a otro día o decirle que se lo envías por email. Por no decir, que llevaremos la entrevista a un pozo sin salida.

 

Calcula el  tiempo que va a durar la reunión con el cliente, te aconsejo que no dure más de 90 minutos.

 

 

Qué hacer durante la reunión para que sea más eficiente

 

Comunícale al cliente cuanto va a durar la reunión, y cuál es el objetivo de ésta, para que él, también pueda saber del tiempo que necesita reservar para atenderte y así, podáis tener una entrevista sin interrupciones.

 

Para que la reunión sea más productiva puedes enviarle al cliente por correo todos los asuntos a tratar, por si quiere añadir algo más, o bien hacerlo al principio de la entrevista, con el fin, de que sepa en que punto estáis en cada momento.

 

Dirige la reunión con las preguntas que previamente has preparado, escuchando muy atenta a las respuestas que te da el cliente, para saber lo que necesita y si puedes ayudarle, intenta resolver sus dudas en el momento.

 

Es primordial, que escuches al cliente, que puedas saber cuales son sus inquietudes y como es, a veces nos damos cuenta que por la forma de ser o de trabajar no vamos a poder colaborar con él o no podemos ayudarle y por lo tanto, es mejor acortar la reunión o darse por finalizada, para no perder el tiempo ni nosotros, ni él.

 

Si has hecho bien tu guión tendrás preparadas las respuestas a las preguntas que te suelen realizar con más frecuencia, sobre un producto o servicio.

 

Para que las reuniones sean productivas los participantes tienen que evitar  entrar en discusiones sobre temas que no son importantes para el proyecto e intenta dejar contestadas y resueltas todas las preguntas y dudas del cliente.

 

Anota todo lo necesario para que puedas realizar un resumen de los temas tratados y los objetivos marcados con el cliente y al finalizar la reunión repasarlos con él, y añadir lo que fuese preciso.

 

 

 

Al finalizar la entrevista, saldremos satisfechos de haber conseguido mantener una reunión productiva en el tiempo estipulado y sabiendo que  hemos podido ayudar a nuestro cliente.

 

 

 

¿De cuántas reuniones has salido sin sacar nada en provecho? ¿Tienes algún formulario o check list para las reuniones? ¿Has tenido algún cliente con el que has sabido desde el minuto uno que no ibas a conseguir nada? ¿Que has hecho? Escríbelo en los  comentarios.

 

Si sueles estar fuera de la oficina y trabajas con tu móvil la mayor parte del tiempo,descárgate gratis la guía para mejorar tu productividad con el móvil.

 

¿Necesitas crear un formulario o automatizar tus procesos y gestión interna? Contrata mis servicios como Administrativa Virtual puedes ver todo lo que puedo hacer por ti.

 

Sí quieres más sugerencias para mejorar tú productividad sígueme en las redes.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Si eres  artesana, autónoma, freelancer, knowmada o tienes un ecommerce, paypal es uno de los métodos de pago que habrás elegido para tu negocio.

Como Administrativa Virtual, y como particular, he tenido que utilizar mucho este método de pago, por eso en este post espero ayudarte a aclarar  tus dudas y que puedas configurar tu cuenta hoy mismo.

¿Cómo funciona Paypal?

Paypal es un sistema de pago seguro, que te ofrece la posibilidad de que tus clientes puedan realizar el desembolso de forma inmediata, a través de su tarjeta o cuenta bancaria.

Para tus clientes es seguro pagar con paypal , porque la política de paypal es proteger a los compradores;todas las transacciones se realizan desde su plataforma y nunca te envía la información de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria del comprador.

¡Lo mejor! Solo necesitas una tarjeta o cuenta bancaria y un correo electrónico para crear tu cuenta y empezar a vender.

Puedes realizar pagos de diferentes formas: Mediante la inserción de un botón en tu sitio web o eccomerce o mediante el envío de facturas por correo electrónico.

Es así de simple, tu cliente hará el pago sin que tú conozcas o tengas acceso a su información financiera y tú recibes el desembolso en el momento.

Una vez paga el cliente, el dinero se queda en nuestra cuenta, hasta que decidamos transferirlo a nuestro banco.

A tener en cuenta, paypal nos retendrá el dinero por un plazo de 14 a 21 días por motivos de seguridad, pero no te preocupes, porque esto cambia, al cumplir 60 días de actividad, o cuando hayamos realizado 10 facturas, lo que suceda antes.

¿Qué tipo de cuenta Paypal elegir?

En la actualidad, hay tres tipos de cuentas paypal: personal, premier y bussines.

La cuenta personal, sirve para compradores o vendedores que no tienen un volumen alto de ventas. Los pagos con Tarjeta están limitados.

La cuenta Premier, te permite admitir pagos ilimitados con tarjeta, realizar pagos en serie, registro de tus transacciones y suscribirse a pagos y cobros periódicos.

La cuenta Business, se diferencia de la premier, en que puedes personalizar el nombre de tu empresa y es multi usuario, está pensada para empresas y ecomerce.

¿Quieres crear tu cuenta de paypal? te dejo el enlace para Crear la cuenta.

¿ Cómo se factura? o ¿se puede facturar en Paypal?

Mucha gente se preocupa a la hora de declarar sus ingresos ante hacienda y duda en como informar sobre dichos ingresos, o si tiene que realizar facturas a los compradores.

Si eres autónomo o empresa tienes la obligación de realizar factura por cada venta que realices, dependiendo del consumidor final y del país del que proceda tendrás que aplicarle IVA o no.

Una ventaja es que Paypal te permite crear tus propias facturas desde su plataforma.

Para realizar la factura, tienes que ir a tu perfil, al apartado Herramientas de Venta- Administrar facturas- Crear una nueva factura.

 

 

 Importante que rellenes el email del destinatario, ya que es donde se le enviará la factura, después de rellenar todos los datos del cliente, puedes añadir el concepto e importe de los servicios o artículos a los que se refiere la venta, poner si tiene algún descuento o incluir observaciones para el comprador.

Por último, te da la opción de guardar la factura en borrador o enviarla.

¿Cómo se deducen las comisiones de paypal o como declaro los pagos?

Para deducirte las comisiones de paypal, no necesitas una factura, ya que están exentas de IVA.

Entonces, ¿cómo podemos justificar los pagos de comisiones a Hacienda?, la respuesta es sencilla, sacando un extracto de las transacciones realizadas, del mismo modo, que hacemos con las que nos aplica nuestro banco.

En Historial-Informes-Resumen financiero-Escoger mes o intervalo de fechas, puedes sacar un informe en el que aparecen las comisiones. Además, de descargarlo en pdf para usarlo como justificante.

Recuerda que al estar exentas de Iva las comisiones no se declaran en la declaración de Iva pero si te sirven como gasto deducible en el Irpf, en el epígrafe otros servicios exteriores.

Contablemente, tenemos que tratar la cuenta de paypal como si se tratase de un banco (572) por lo que sus comisiones se cargaran en la cuenta 626 Servicios bancarios.

 

En cuanto a las comisiones que cobra por transacción la empresa aplica un 3,4% más 0,35€, si facturas menos de 2500€ al mes.

 

 

También tienes la opción de usar la Pasarela Integral de paypal que te ofrece unas comisiones más bajas a cambio de una cuota fija al mes.

La cuota es de 15€ y las comisiones a aplicar por transacción van del 1,9 al 2,9% más 0,35€.

Hay muchas otros métodos de pago, mi consejo que uses diferentes para mejorar el servicio al cliente y no perder ninguna oportunidad de venta.

Deja tus dudas en los comentarios e intentaré resolverlas lo antes posible.

Te recuerdo que puedes contratar mis servicios  como Administrativa Virtual o de consultoría, si lo necesitas , si no te quieres perder nada suscríbete y podrás descargarte la Guía mejora tu Productividad  con el móvil.

 

 

Son muchos los que desconocen que Administrativa Virtual y Productividad van de la mano. ¿Quieres saber porqué?

Definición de Productividad

Para hablar de productividad primero tenemos que tener clara su definición,  según la Real Academia de la Lengua: “Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial”.

Si la adaptamos a la productividad laboral, básicamente querría decir, la capacidad de producir que tiene un individuo por hora.

En esta definición es donde encontramos el error que comete mucha gente, más horas, no significa mayor productividad.

Ser productiva, va unido a ser más responsable con la gestión del tiempo.

El tiempo, es fundamental para los emprendedores y profesionales que tienen pocos recursos, y que se ven obligados a dedicar más horas al día si quieren  llegar a todo.

Beneficios  que aporta una Administrativa Virtual a tu productividad

Una Administrativa Virtual y en concreto Administrativa Proactiva proporciona servicios de soporte administrativo cuando lo necesitas, automatiza procesos, campañas de emailmarketing en Mailchimp o Mailerlite, programación de redes sociales, redacción de textos para tu blog, web o redes sociales, reserva de viajes, organización de agenda y trabaja colaborando contigo para lograr tus objetivos.

➡️Aquí puedes ver todos mis servicios de administración virtual y marketing digital.

Solo con delegar y automatizar ciertos procesos de tu empresa a una Administrativa Virtual notarás como tu productividad se dispara aumentando en algunos casos,  hasta un 30%.

Si no me crees hazlo tú misma,  vamos con tu bandeja de entrada.

He metido el dedo en la llaga ¿eh?

Productividad Inbox zero

Dime:

•  La tienes organizada por carpetas.
•  Eres de los que lee un correo y lo deja para luego dejándolo morir de agonía, en lugar de crear una tarea o   reunión, apuntarlo en el calendario o simplemente borrarlo.
•  Tienes las conversaciones de un cliente o proveedor guardadas con un seguimiento.
•  Añades a tus contactos, un nuevo email de un proveedor o cliente en el momento.
• Cada vez que envías un correo, tienes que escribir todo el mensaje, buscar la documentación a adjuntar….

Bueno no sigo que me emociono, esto da para  varios artículos….

Lo que quiero decir, es que solo delegando una tarea rutinaria como es el email, vas a recuperar mucho tiempo para hacer otras cosas.

No solo es leerlo, sino también, las veces que entramos a releer los mensajes, ver si tenemos algo pendiente o el tiempo que tardamos en buscar el contacto de aquel proveedor que nos mandó su oferta.

Una administrativa virtual,  lo mantiene todo organizado, busca lo que necesitas, programa reuniones y se encarga de dar soporte a tus clientes y proveedores.

En definitiva, una administrativa virtual es tu “arma secreta”  y el trabajo en equipo, hará crecer tu empresa.

 Delegar en una Administrativa Virtual dispara tu productividad

Si eres de esas personas organizadas que tiene todos los procesos de su empresa organizados y automatizados y que no se le pierde  ni un lápiz.¡Enhorabuena!

Ahora solo te falta más tiempo para crecer como empresa, por ello, vas a necesitar igualmente, la ayuda de una asistente ejecutiva que te ayude a conseguirlo.

Esa es la realidad de la productividad empresarial, por mucho que nos empeñemos no podemos llegar a todo  y cuanto antes nos demos cuenta, antes podremos ponerle remedio.

Delegar es un paso importante, pero una vez lo haces ya no puedes parar, contrata un pack de 5 horas y comprueba por ti misma como tu productividad se dispara.

Contratar una Administrativa Virtual es, ¿caro?

Sí, me he dejado lo mejor para el final cuando mencionas a alguien la posibilidad de contratar una secretaria o administrativa virtual, los ojos se ponen en blanco y soltamos un ¡eso es muy caro, no me lo puedo permitir!

Tal vez, no puedas permitirte contratar una persona a la que tengas que pagar un finiquito si la despides, o realizar un contrato de 4 horas con seguridad social, retenciones, horas extra  y bajas por enfermedad.

Una Administrativa Virtual es autónoma como tú,  su factura es un gasto deducible, contratas los servicios que necesitas durante el tiempo que quieras, puede ser algo puntual, cubrir una baja de tu empresa y cuando se termina el contrato no hay extras, no hay complementos que pagar.

Trabajo para Pymes  y autónomos a las que dedico  entre 6 horas  y 12h semanales,  tiempo suficiente para tener al día el departamento administrativo. Su factura mensual se ajusta a las horas realizadas.

Además no tienes que crear un espacio para mi, ni comprar muebles o equipos, trabajo online, y si lo necesitas, me desplazo. Si estás en Valencia pueo ir a tu oficina por ejemplo a realizar labores de archivo e incluso me reuno con tus clientes o proveedores si lo necesitas.

Una asistente virtual asume el tiempo de adaptación si hay algún programa o  proceso que lo requiere. Al menos  en Administrativa proactiva, es, así.

Conclusión Administrativa Virtual= Eficiencia

En resumen ahorras costes, ganas en productividad y consigues una colaboradora que te acompaña y se implica al 100%

Sobre todo,  ganas tiempo, a que lo dediques, es cosa tuya.

Espero que este artículo haya servido para aclararte un poco las ideas y sobre todo que no hay que tener miedo a externalizar tareas.

Una AV y en concreto yo, estoy para ayudarte, y si me dejas aconsejarte, para conseguir tus objetivos, por un coste que sí te puedes permitir.

¿Necesitas consejo? te recuerdo que tienes una consulta gratuita por skype conmigo, para que me conozcas y poder aconsejarte mejor, solo tienes que rellenar el formulario de contacto .

¡Quiero ver como mi productividad se dispara! Llámame al 660959506 o contacta conmigo por el chat. 

Ahora solo falta tu opinión,  ¿Que tarea es la que más te hace perder tiempo, o procrastinas  una y otra vez?

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