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Cuando termines de leer este artículo, sabrás qué es un asistente virtual para pymes y startup, porqué deberías contratar los servicios de asistencia virtual, qué beneficios aporta a los emprendedores y autónomos, qué tareas puedes externalizar y cuándo emplear una secretaria virtual online.

Porque deberías contratar una asistente virtual para pymes o Startup

Hoy en día las pequeñas y medianas empresas y las startup tienen algo en común, las dos concentran los recursos en los departamentos de producción y servicios para tener un mayor conocimiento y adaptarse a un mercado específico. En cambio, dejan que la responsabilidad de la gestión administrativa recaiga en uno de los socios o en un miembro del equipo que además, lleva otras funciones.

No delegar en una asistente virtual para emprendedoras genera una mala administración de las finanzas y las tareas administrativas. Esto es debido a que la persona designada para realizar estas funciones, se ve obligada a elegir entre dedicar tiempo a la puesta en marcha de nuevos productos o servicios, o malgastar horas en los trabajos administrativos. Además de  tener la sensación de ir “apagando fuegos todo el día” y no haber obtenido el progreso que esperaba.

La principal diferencia entre una pyme y una startup, es su objetivo a corto plazo; ya que mientras una dedica sus recursos a que su negocio sea más rentable para poder crecer, la otra los destina a validar y desarrollar su producto para atraer inversores. Ahora bien, tanto si eres una empresa de nueva creación con un millón de cosas que emprender, como una pequeña empresa desbordada por los trabajos administrativos que te impiden planificar una estrategia de crecimiento, necesitas una asistente virtual proactiva que te ayude a liberar horas.

¿Qué es un asistente virtual?

Las asistentes virtuales son personas que trabajan online desde prácticamente cualquier sitio, solo precisan una conexión a internet. Por ejemplo, su casa, un coworking, una cafetería e incluso pueden conectarse por internet de forma remota para trabajar en tu propio sistema, si así lo necesitas. Ofrecen su experiencia en determinadas áreas en las que están especializadas, con objeto de ayudar a las startup, autónomos y pymes con todas las tareas que necesitan delegar. Además, son expertas en resolver problemas, siempre dispuestas a buscar la mejor solución para ti y tu equipo.

Qué Beneficios brinda una Asistente Virtual para pymes o startup

 Algunas de las actividades en las que más tiempo gastas son, el control de tu facturación, contabilidad, programación de agenda y el correo electrónico. A continuación, te explico los principales beneficios que vas a obtener si decides contratar una asistente virtual.

Ahorro en costes

Entre las ventajas del outsourcing (externalización de servicios), encontramos el bajo coste que supone delegar estas funciones en una asistente virtual especializada, en comparación con la pérdida de dinero que conlleva para la pyme o startup, tener a uno de sus miembros dedicando sus esfuerzos a actividades que nada tienen que ver con su especialidad.

 La asistente virtual es autónoma, podrás deducirte como gasto su factura, trabaja desde casa; por lo tanto, no hay gastos de personal (indemnizaciones, vacaciones, pagas, horas extra, seguridad social, pagas solo por las funciones o el tiempo contratado. También, ahorrarás en inversión en mobiliario, material tecnológico y herramientas, y en la ampliación de espacio para un nuevo miembro del equipo, sí en su lugar, decides contratar a empleados internos.

Notoriedad de Marca

Nuestra imagen y marca personal se ve mejorada al contar con servicios de asistencia virtual impartidos por profesionales de prestigio, ganas autoridad y peso en el sector.

Sin obligaciones

Cuando externalizas un servicio con una asistente virtual para emprendedoras estás firmando un contrato. A la finalización, si no quieres seguir trabajando con ella solo tienes que comunicárselo y ahí, se da por finalizada la relación. No hay ningún gasto o comisión extra por rescindir el contrato.

En definitiva, se trata de una estrategia empresarial que te ayuda a diferenciarte, ahorra tiempo, aumenta tu productividad y mejora la competitividad; para que puedas centrarte en las funciones más estratégicas de tu negocio (Business Management).

Al delegar en una asistente virtual, ganarás en calidad y fiabilidad, ya que las tareas son realizadas por una profesional especializada que las realizará en el tiempo estipulado.

Servicios que puedes contratar con una Asistente Virtual para pymes y startup.

¿Qué servicios o tareas administrativas puede externalizar una pyme o startup?

El principal motivo por el que algunas emprendedoras  con las que he hablado retrasan y no se deciden a trabajar con una asistente virtual, es porque no saben qué tareas subcontratar. 

 A continuación te detallo algunas de las tareas que puedes externalizar:

Ingreso de datos e investigación : tareas simples, desde completar formularios y tomar notas de la reunión, hasta la investigación de mercado y negociación con nuevos proveedores.

Tareas de administración

Tareas de planificación y organización de la pyme:

  • Organización de agenda y calendario. Primordial si no quieres perder ninguna cita importante y necesitas aprovechar al máximo tu día.
  • Gestión CRM, reserva de hoteles y viajes,
  • programación de reuniones,
  • Asistencia a eventos,
  • Búsqueda de ayudas y subvenciones,
  • Gestión correo electrónico. La administración de la bandeja de entrada es una de las primeras tareas que puedes subcontratar. Los riesgos son mínimos, y la compensación en términos del tiempo y el impacto en la organización de tu compañía, es enorme.
  • Redacción de documentos,
  • Presentaciones e informes,
  • Grabación y gestión de base de datos,
  • Gestión y automatización de procesos. Vital para documentar y agilizar los procesos si quieres replicar el éxito de un proyecto.

En general, cualquier tarea administrativa que implique apoyo directo al CEO o gerente de la empresa.

Transcripción de Textos

Consigue transcripciones y subtítulos de calidad para tus podcasts y otros materiales audiovisuales.

Gestión de inventario

Mantén las existencias a niveles óptimos para obtener clientes contentos y tu cuenta de Amazon en verde.

Redacción de textos seo optimizados para web

Mejorar el copy de tus redes sociales, publicidad y redacción SEO de contenido optimizado, que atrae tráfico a tu blog (inboudmarketing)

Contabilidad

Ayuda experta para llevar registro y control de las operaciones financieras que se llevan a cabo en tu empresa. Mantén tus finanzas en orden: grabación de facturas, seguimiento de facturación de proveedores y registro de los datos online. Introducción de los asientos contables en el programa específico para pequeñas empresas. Control de ingresos y gastos, conciliación bancaria y comunicación directa con tu gestor para comprobación de impuestos.

Gestión Página Web y mantenimiento en WordPress

Una asistente virtual especializada se encarga de gestionar, modificar y dar formato al contenido de las entradas de tu sitio web o blog. Instalación de plugins, Realización de copias de seguridad, ayuda en campañas de Link building y mejora Seo para que la web corporativa siempre esté actualizada.

Servicio atención al cliente

Administrar mensajes de Amazon y otras plataformas como por ejemplo Booking, comentarios en redes sociales, reseñas, actualizaciones de pedidos. Así como funciones de soporte a tus clientes y a tu departamento de ventas.

Marketing Digital

una asistente virtual de Marketing realiza funciones destinadas a aumentar tu presencia online y conseguir clientes. Por ejemplo:

  • Creación de contenidos orientados al cliente. Ya sea en publicaciones, en el blog, boletines de noticias o en tus redes sociales tu asistente virtual redacta el artículo sobre las novedades de tu industria o negocio para transmitir el mensaje de tu marca.
  • Email marketing. Hoy en día está probado que el email marketing es una herramienta primordial para captar clientes y fidelizarlos. Una asistente Virtual se encarga de sacar el máximo partido a tu gestor de email marketing para convertir tus leads en clientes.
  • Automatización de Funnels,
  • Análisis de datos, gestión de redes sociales y página web.
  • Realización de estudios de mercado,
  • Elaborar Informes sobre métricas de conversión, Redacción de Lead Magnet
  • Gestión de campañas Facebook Ads. 

En Administrativa Proactiva te ofrezco servicios de consultoría de email marketing, time blocking y Seo.

Gestión de proyectos

Supervisión de la gestión de proyectos de tu negocio dirigido a lograr los objetivos que previamente has marcado. 

Recursos Humanos

Búsqueda y selección de candidatos. ¿Cuánto tiempo tardas en buscar nuevos talentos para tu negocio navegando por los perfiles de Linkedin? Una Asistente Virtual investiga por ti y confecciona un listado con los posibles candidatos según las especificaciones que le hayas dado. Incluso puede realizar una primera entrevista para filtrar aún más la lista y tú solo tengas que reunirte con uno o dos talentos.

Actualización de datos de los trabajadores como control de vacaciones, bajas médicas, controles de presencia, comisiones, dietas y desplazamientos del personal. Además, de PRL, Gestión PRL subcontratas, revisiones médicas y cursos de formación.

En Administrativa Proactiva, te ayudo con  el reto diario que supone emprender, gestionando eficazmente las tareas administrativas y de marketing de tu pequeña empresa. En otras palabras, obtendrás paz mental y control en la gestión administrativa y de ventas de tu negocio.

¿Dudas, si es ahora el momento de contratar una asistente virtual en español para tu pequeña empresa o startup? En el siguiente punto, te lo aclaro.

Contratar Asistente Virtual

¿Cuándo debes pensar en contratar un asistente virtual para pymes o startup?

  • Tienes demasiadas tareas repetitivas: administrar una empresa implica muchas tareas administrativas y cuanto más crece mayor es el volumen. 
  • Estás frustrado porque no haces lo que te gusta: cuando estás creando o te hallas involucrado en un nuevo proyecto, lo que menos te apetece es realizar las actividades recurrentes. Te parecen aburridas, lo que te lleva a aplazarlas hasta que se convierten en urgentes. Como resultado, llega la frustración al darte cuenta de que interfieren en el buen funcionamiento del negocio.
  • Te falta experiencia: ¿qué sucede si quieres probar el email marketing? o quieres crear contenido para tus redes sociales? ¿quieres incorporar algo nuevo en tu sitio web?¿Y si te encuentras cada vez más atascado con las facturas o no paras de responder  y enviar correos que alguien más puede hacer? Ya tienes la respuesta, duplica tu tiempo. ¡Es hora de contratar una Asistente Virtual! Me tienesEnvíame un email a info@administrativaproactiva.com o  llámame al 660959506 y cuéntame,¿ en qué puedo ayudarte?

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