Ser coach o mentora de personas es un trabajo apasionante que requiere de un gran enfoque.

Conseguir que tus clientes se descubran a sí mismos, llevarlos a límites que jamás podrían haber pensado que conseguirían.

Guiarlos paso a paso por el camino, desde una visión externa, sacándolos de su zona de confort y acompañándolos a conseguir sus objetivos.

Tú mejor que nadie sabes que para poder crecer como coach, necesitas un equipo detrás que cubra las necesidades de tu negocio y así ofrecer una atención excelente a tus clientes.

Al delegar en una Administrativa Virtual, puedes concentrarte en los aspectos más importantes de tu empresa, con la seguridad de que las tareas diarias están siendo manejadas por una profesional responsable, comprometida y de confianza que se ocupa de tu negocio como si fuera el suyo propio.

Como puede ayudarte una Administrativa Virtual en tu negocio de coaching

Las tareas imprescindibles para un negocio de coaching son:

• La administración del correo.
• Programación de citas o reuniones con los clientes.
• Diseñar y enviar la Newletter mensual y tener configurado el autorespondedor de tu plataforma de email marketing.
• Redacción de artículos para el blog y mantenimiento  de la web.
• La gestión de redes sociales y la pasarela de pago, entre otros.

Todas estas tareas son importantes para tu emprendimiento, sin embargo, son secundarias si quieres progresar como mentora, ya que necesitas dedicar tu tiempo: a preparar las sesiones de tus clientes, crear nuevos programas o terminar de escribir tu nuevo info producto. En conclusión, obtener mayores ingresos.

Funciones que  puede hacer una Administrativa Virtual

Gestión del Email y Calendario

Una Administrativa Virtual te ayuda a gestionar tu correo

• Una Asistente Virtual puede administrar tu correo de forma eficiente, eliminando el spam y creando plantillas, filtros y etiquetas para organizar tu bandeja de entrada.
• Da respuesta a los emails más comunes de tus clientes y proveedores.
• Filtra el correo según tus intereses y da prioridad a los emails que necesitan de tu respuesta inmediata.
• Según tu planing asigna las reuniones a tus clientes o las vuelve a programar, además de cubrir los huecos disponibles en tu calendario a tiempo real para que puedas revisarlo cuando quieras.
• Envía los recordatorios de citas o correos de bienvenida con el material a trabajar a tus clientes.
• Planea y reserva tu próximo viaje o conferencia.

Emailmarketing y Mantenimiento Web

Servicios administrativa virtual, Gestión Web

• Tu administrativa Virtual, puede realizar trabajos de investigación para tus nuevos artículos o infoproductos.
• Redactar y programar contenido  Seo para tu Web Newsletter o redes sociales.
• Actualizar el contenido de tu Web o enlazar artículos.
• Responder a los comentarios del blog y de tus redes sociales, e interactuar con tu audiencia.
• Administra  y Crea campañas de email marketing, enviando boletines de prueba para tu revisión y posterior lanzamiento con sus correspondientes auto respondedores.
• Crea Landing Pages para tus servicios de coach o infoproductos  y se encarga de mantener actualizada la web.
• Analiza y crea informes sobre los resultados.

Preparación documentos y facturación

• Tu Asistente Administrativa se encarga de enviar las facturas a tus clientes, del registro de ingresos y gastos, añadirlos a la contabilidad, enviarlos a tu gestor y crear reportes mensuales.
• Atención a las peticiones de los clientes, devoluciones, errores o cambio de datos en las facturas y seguimiento de los pagos recurrentes.
• Preparación de presentaciones, folletos o los dossiers para los clientes o asistentes a tu conferencia.

Si eres de las personas que piensas que no puedes perder el tiempo en enseñar a alguien a realizar tus tareas y que mejor, si lo haces tú, te invito a que leas este artículo donde te explico como una Asistente mejora tu productividad.

Contratar una Administrativa Virtual no es un gasto es una inversión

Cuanto antes empieces a delegar, pronto verás los resultados y comprobarás como tu negocio avanza.

¿Quieres probar sin arriesgar demasiado en el proceso? Prueba subcontratando en primer lugar, la gestión del correo, la programación de citas o reservas, envío de newsletters…

Servicios Asistente Virtual para coach

¿Cuánto cuesta contratar los servicios de una Administrativa Virtual?

Mucha gente piensa que no puede permitirse contratar una Administrativa Virtual porque le supone otro gasto para su empresa, sin embargo, si lo miras desde la perspectiva del beneficio que aporta a tu negocio, lo verás  mucho más claro.

Una administrativa virtual cobra por trabajo hecho, puedes contratarla por un servicio puntual.

Además, no tienes que proporcionarle un lugar de trabajo, equipos, pagarle una nómina mensual, ni vacaciones o despedidos, tú decides cuanto terminas la relación o lo que necesitas contratar cada vez.

1. Te factura por lo que es un gasto deducible.
2. Te ahorra tiempo que puedes destinar a tus clientes.
3. Es tu asistente personal.
4. Te asesora y trabaja contigo para lograr tus objetivos.

Imagina que subcontratas la gestión del correo, esto suele suponer un 20% de tus tareas diarias ¿Sabes todo lo que puedes conseguir con ese 20%?

Por ejemplo, liberarte de tus cargas, aumento de beneficios, tiempo para dedicarlo a tu negocio, a los tuyos y a ti misma, todo esto te permitirá alcanzar la estabilidad que andabas buscando.

Mira todos los servicios administrativos online y de marketing digital que puedo hacer por ti aquí

¿Quieres que te resuelva más dudas?

Reserva una consulta gratuita de  media hora conmigo donde te resuelvo todos tus interrogantes, necesitas conocerme y finalmente, decidir si soy la persona adecuada para ayudarte.

También puedes ponerte en contacto conmigo a través del formulario de contacto a través del chat o llamarme al móvil que te aparece en la página de contacto.

Si además quieres seguir consejos sobre productividad y automatización sígueme en Instagram.

Si eres  artesana, autónoma, freelancer, knowmada o tienes un ecommerce, paypal es uno de los métodos de pago que habrás elegido para tu negocio.

Como Administrativa Virtual, y como particular, he tenido que utilizar mucho este método de pago, por eso en este post espero ayudarte a aclarar  tus dudas y que puedas configurar tu cuenta hoy mismo.

¿Cómo funciona Paypal?

Paypal es un sistema de pago seguro, que te ofrece la posibilidad de que tus clientes puedan realizar el desembolso de forma inmediata, a través de su tarjeta o cuenta bancaria.

Para tus clientes es seguro pagar con paypal , porque la política de paypal es proteger a los compradores;todas las transacciones se realizan desde su plataforma y nunca te envía la información de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria del comprador.

¡Lo mejor! Solo necesitas una tarjeta o cuenta bancaria y un correo electrónico para crear tu cuenta y empezar a vender.

Puedes realizar pagos de diferentes formas: Mediante la inserción de un botón en tu sitio web o eccomerce o mediante el envío de facturas por correo electrónico.

Es así de simple, tu cliente hará el pago sin que tú conozcas o tengas acceso a su información financiera y tú recibes el desembolso en el momento.

Una vez paga el cliente, el dinero se queda en nuestra cuenta, hasta que decidamos transferirlo a nuestro banco.

A tener en cuenta, paypal nos retendrá el dinero por un plazo de 14 a 21 días por motivos de seguridad, pero no te preocupes, porque esto cambia, al cumplir 60 días de actividad, o cuando hayamos realizado 10 facturas, lo que suceda antes.

¿Qué tipo de cuenta Paypal elegir?

En la actualidad, hay tres tipos de cuentas paypal: personal, premier y bussines.

La cuenta personal, sirve para compradores o vendedores que no tienen un volumen alto de ventas. Los pagos con Tarjeta están limitados.

La cuenta Premier, te permite admitir pagos ilimitados con tarjeta, realizar pagos en serie, registro de tus transacciones y suscribirse a pagos y cobros periódicos.

La cuenta Business, se diferencia de la premier, en que puedes personalizar el nombre de tu empresa y es multi usuario, está pensada para empresas y ecomerce.

¿Quieres crear tu cuenta de paypal? te dejo el enlace para Crear la cuenta.

¿ Cómo se factura? o ¿se puede facturar en Paypal?

Mucha gente se preocupa a la hora de declarar sus ingresos ante hacienda y duda en como informar sobre dichos ingresos, o si tiene que realizar facturas a los compradores.

Si eres autónomo o empresa tienes la obligación de realizar factura por cada venta que realices, dependiendo del consumidor final y del país del que proceda tendrás que aplicarle IVA o no.

Una ventaja es que Paypal te permite crear tus propias facturas desde su plataforma.

Para realizar la factura, tienes que ir a tu perfil, al apartado Herramientas de Venta- Administrar facturas- Crear una nueva factura.

Crear facturas con paypal

 Importante que rellenes el email del destinatario, ya que es donde se le enviará la factura, después de rellenar todos los datos del cliente, puedes añadir el concepto e importe de los servicios o artículos a los que se refiere la venta, poner si tiene algún descuento o incluir observaciones para el comprador.

Por último, te da la opción de guardar la factura en borrador o enviarla.

¿Cómo se deducen las comisiones de paypal o como declaro los pagos?

Para deducirte las comisiones de paypal, no necesitas una factura, ya que están exentas de IVA.

Entonces, ¿cómo podemos justificar los pagos de comisiones a Hacienda?, la respuesta es sencilla, sacando un extracto de las transacciones realizadas, del mismo modo, que hacemos con las que nos aplica nuestro banco.

En Historial-Informes-Resumen financiero-Escoger mes o intervalo de fechas, puedes sacar un informe en el que aparecen las comisiones. Además, de descargarlo en pdf para usarlo como justificante.

Recuerda que al estar exentas de Iva las comisiones no se declaran en la declaración de Iva pero si te sirven como gasto deducible en el Irpf, en el epígrafe otros servicios exteriores.

Contablemente, tenemos que tratar la cuenta de paypal como si se tratase de un banco (572) por lo que sus comisiones se cargaran en la cuenta 626 Servicios bancarios.

En cuanto a las comisiones que cobra por transacción la empresa aplica un 3,4% más 0,35€, si facturas menos de 2500€ al mes.

paypal comisiones según el volumen de ventas

También tienes la opción de usar la Pasarela Integral de paypal que te ofrece unas comisiones más bajas a cambio de una cuota fija al mes.

La cuota es de 15€ y las comisiones a aplicar por transacción van del 1,9 al 2,9% más 0,35€.

Hay muchas otros métodos de pago, mi consejo que uses diferentes para mejorar el servicio al cliente y no perder ninguna oportunidad de venta.

Deja tus dudas en los comentarios e intentaré resolverlas lo antes posible.

Te recuerdo que puedes contratar mis servicios  como Administrativa Virtual o de consultoría, si lo necesitas , si no te quieres perder nada suscríbete y podrás descargarte la Guía mejora tu Productividad  con el móvil.

Son muchos los que desconocen que Administrativa Virtual y Productividad van de la mano. ¿Quieres saber porqué?

Definición de Productividad

Para hablar de productividad primero tenemos que tener clara su definición,  según la Real Academia de la Lengua: “Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial”.

Si la adaptamos a la productividad laboral, básicamente querría decir, la capacidad de producir que tiene un individuo por hora.

En esta definición es donde encontramos el error que comete mucha gente, más horas, no significa mayor productividad.

Ser productiva, va unido a ser más responsable con la gestión del tiempo.

El tiempo, es fundamental para los emprendedores y profesionales que tienen pocos recursos, y que se ven obligados a dedicar más horas al día si quieren  llegar a todo.

Beneficios  que aporta una Administrativa Virtual a tu productividad

Una Administrativa Virtual y en concreto Administrativa Proactiva proporciona servicios de soporte administrativo cuando lo necesitas, automatiza procesos, campañas de emailmarketing en Mailchimp o Mailerlite, programación de redes sociales, redacción de textos para tu blog, web o redes sociales, reserva de viajes, organización de agenda y trabaja colaborando contigo para lograr tus objetivos.

➡️Aquí puedes ver todos mis servicios de administración virtual y marketing digital.

Solo con delegar y automatizar ciertos procesos de tu empresa a una Administrativa Virtual notarás como tu productividad se dispara aumentando en algunos casos,  hasta un 30%.

Si no me crees hazlo tú misma,  vamos con tu bandeja de entrada.

He metido el dedo en la llaga ¿eh?

Productividad Inbox zero

Beneficios que aporta una administrativa virtual a tu productividad

Dime:

•  La tienes organizada por carpetas.
•  Eres de los que lee un correo y lo deja para luego dejándolo morir de agonía, en lugar de crear una tarea o   reunión, apuntarlo en el calendario o simplemente borrarlo.
•  Tienes las conversaciones de un cliente o proveedor guardadas con un seguimiento.
•  Añades a tus contactos, un nuevo email de un proveedor o cliente en el momento.
• Cada vez que envías un correo, tienes que escribir todo el mensaje, buscar la documentación a adjuntar….

Bueno no sigo que me emociono, esto da para  varios artículos….

Lo que quiero decir, es que solo delegando una tarea rutinaria como es el email, vas a recuperar mucho tiempo para hacer otras cosas.

No solo es leerlo, sino también, las veces que entramos a releer los mensajes, ver si tenemos algo pendiente o el tiempo que tardamos en buscar el contacto de aquel proveedor que nos mandó su oferta.

Una administrativa virtual,  lo mantiene todo organizado, busca lo que necesitas, programa reuniones y se encarga de dar soporte a tus clientes y proveedores.

En definitiva, una administrativa virtual es tu “arma secreta”  y el trabajo en equipo, hará crecer tu empresa.

 Delegar en una Administrativa Virtual dispara tu productividad

Si eres de esas personas organizadas que tiene todos los procesos de su empresa organizados y automatizados y que no se le pierde  ni un lápiz.¡Enhorabuena!

Ahora solo te falta más tiempo para crecer como empresa, por ello, vas a necesitar igualmente, la ayuda de una asistente ejecutiva que te ayude a conseguirlo.

Esa es la realidad de la productividad empresarial, por mucho que nos empeñemos no podemos llegar a todo  y cuanto antes nos demos cuenta, antes podremos ponerle remedio.

Delegar es un paso importante, pero una vez lo haces ya no puedes parar, contrata un pack de 5 horas y comprueba por ti misma como tu productividad se dispara.

Contratar una Administrativa Virtual es, ¿caro?

Sí, me he dejado lo mejor para el final cuando mencionas a alguien la posibilidad de contratar una secretaria o administrativa virtual, los ojos se ponen en blanco y soltamos un ¡eso es muy caro, no me lo puedo permitir!

Tal vez, no puedas permitirte contratar una persona a la que tengas que pagar un finiquito si la despides, o realizar un contrato de 4 horas con seguridad social, retenciones, horas extra  y bajas por enfermedad.

Una Administrativa Virtual es autónoma como tú,  su factura es un gasto deducible, contratas los servicios que necesitas durante el tiempo que quieras, puede ser algo puntual, cubrir una baja de tu empresa y cuando se termina el contrato no hay extras, no hay complementos que pagar.

Trabajo para Pymes  y autónomos a las que dedico  entre 6 horas  y 12h semanales,  tiempo suficiente para tener al día el departamento administrativo. Su factura mensual se ajusta a las horas realizadas.

Además no tienes que crear un espacio para mi, ni comprar muebles o equipos, trabajo online, y si lo necesitas, me desplazo. Si estás en Valencia pueo ir a tu oficina por ejemplo a realizar labores de archivo e incluso me reuno con tus clientes o proveedores si lo necesitas.

Una asistente virtual asume el tiempo de adaptación si hay algún programa o  proceso que lo requiere. Al menos  en Administrativa proactiva, es, así.

Conclusión Administrativa Virtual= Eficiencia

En resumen ahorras costes, ganas en productividad y consigues una colaboradora que te acompaña y se implica al 100%

Sobre todo,  ganas tiempo, a que lo dediques, es cosa tuya.

Espero que este artículo haya servido para aclararte un poco las ideas y sobre todo que no hay que tener miedo a externalizar tareas.

Una AV y en concreto yo, estoy para ayudarte, y si me dejas aconsejarte, para conseguir tus objetivos, por un coste que sí te puedes permitir.

¿Necesitas consejo? te recuerdo que tienes una consulta gratuita por skype conmigo, para que me conozcas y poder aconsejarte mejor, solo tienes que rellenar el formulario de contacto .

¡Quiero ver como mi productividad se dispara! Llámame al 660959506 o contacta conmigo por el chat. 

Ahora solo falta tu opinión,  ¿Que tarea es la que más te hace perder tiempo, o procrastinas  una y otra vez?

Quieres obtener descuentos, consejos de productividad personal y sacar el máximo partido a tu móvil suscríbete