Sé que hay muchos artículos en internet que te dan una definición exacta del término e incluso te dan algunos consejos, entonces, ¿por qué vas a leer este artículo?

Porque te lo voy a explicar para ayudarte a entender, porque lo haces, ya que, en mayor o menor medida en algún momento de nuestra vida, todos lo hemos hecho, y lo más importante, te voy a ayudar a que averigües si eres un procrastinador recurrente o casual.

¡Vaya!, esto ha sonado un poco a moda, bueno, pues si tengo que elegir prefiero ser casual y más adelante te contaré porque.

Vamos a empezar por el principio

¿Qué es la procrastinación?

Procrastinación. Algunos la definen como la epidemia de nuestros días, bueno yo prefiero la definición de la Real Academia Española que dice: “Acción y efecto de procrastinar, es decir, de diferir, aplazar algo”. http://dle.rae.es/?id=UG8b6uO

Ahora que ya he puesto la definición oficial y la de los demás, te doy mi opinión, es el poder del auto engaño, ese “ya lo haré luego”, que nunca llega y que nos lleva a situaciones de estrés y ansiedad por no haber conseguido lo que nos habíamos propuesto.

La actitud de postergar o dejar para mañana, o dicho de otra manera, cambiar una actividad que nos genera incomodidad, por otra más placentera, puede llegar a ser adictiva.

Cuanto más inseguro estás de tu proyecto, más procrastinas.

La procrastinación tu mayor ladrón del tiempo

¿Eres un procrastinador recurrente o casual?

Los principales causantes de la procrastinación son los miedos, inseguridades, el perfeccionismo, la impaciencia, las distracciones, el pesimismo…

Cuando empiezas un proyecto, sobre todo al principio, te asaltan muchos miedos e inseguridades, ¿seré capaz de hacerlo?, ¿conseguiré destacar?, son demasiadas cosas ¿por dónde empiezo?, ¿y si no es lo suficientemente bueno?

Pero las dudas no te abandonan nunca, ¿por qué aún no estoy viviendo en mi yate de lujo? Ja, ja, ja, esto era para hacerte reír un poco y dejar el dramatismo a un lado.

Lo que quiero decir es que es muy fácil caer y dejarte llevar por las dudas e inseguridades, si antes no has trazado un plan de acción y sin haber marcado unos objetivos realistas.

El procrastinador recurrente

El procrastinador recurrente es una persona perfeccionista, insegura, que se deja llevar por el pesimismo.

¡Ojo! No estoy diciendo que esta sea su personalidad sino que al no poder controlar lo que va a pasar, la inseguridad y el miedo al fracaso consiguen que caiga en las redes de la procrastinación una y otra vez.

Ejemplo de procrastinador recurrente

Seguro que te ha ocurrido alguna vez, el ir a escribir un artículo y al buscar la palabra clave descubrir, que hay cientos de artículos muy buenos sobre el tema, te entran las dudas, ¿Qué voy a contar que no se haya dicho ya?, si el primer escrito es de un crack en la materia ¿cómo voy a luchar yo contra eso?…

Si eres un procrastinador recurrente, ahí, ya lo habrás dejado.

Se supone que debo ayudarte a dejar de hacerlo, y esto que te voy a decir si eres de los pesimistas te va a hundir más, pero tengo que darte una mala noticia, hoy todo está: escrito, hablado, grabado en video o en audio, hay imágenes, infografías y toda una serie de material disponible en cualquier formato para usarlo cuando lo necesites.

La información viaja a la velocidad de la luz y caduca rápidamente, la única forma de estar presente y luchar por ocupar tu lugar, es ser tú mismo.

Los adictos a postergar las cosas no pueden dejar de hacerlo, es algo automático, lo malo es que la sensación de agobio y el estrés también son automáticos, es un círculo vicioso, que sí se puede parar.

Esta actitud auto destructiva no nos beneficia en nada ya que nos crea inseguridades, tensión, llegando en ocasiones incluso a provocar ansiedad.

Procrastinador casual

El procrastinador casual, es aquel al que la emociones le juegan malas pasadas, tiene una planificación y unas metas marcadas, pero hoy se encuentra mal, no ha dormido bien, al analizar los objetivos mensuales se ha dado cuenta que algo no funciona….

Ante esto, cuando se te pone delante una tarea de las que requieren tu concentración o no son de tu agrado, terminas diciendo “ya lo haré mañana”.

Ejemplo procrastinador casual

Seguro que al finalizar el año, has hecho inventario de tus logros, pero en lugar de quedarte con lo positivo, lo has comenzado con la presión de lo que ha quedado pendiente.

Te aconsejo que  analices tus objetivos desde una perspectiva positiva, valorando lo que hemos alcanzado y mejorando lo que ha que se ha quedado en el camino.

No sirve de nada empezar a planificar el año con la mochila cargada de culpa y ansiedad por no haber logrado lo que queríamos, simplemente, no era el momento, nos hemos equivocado en el planteamiento o en los tiempos que nos hemos marcado.

Así lo único que vas a conseguir es, que te venzan de nuevo las ganas de no hacer nada.

Procrastinación consejos para vencer las ganas de no hacer nada.

10 Consejos para dejar de procrastinar

1. Tienes que tener un ¿por qué? que te motive a seguir adelante.

 2. ¿Te has planteado cuanto te cuesta procrastinar? Haz una lista con todas las tareas que has dejado de                        realizar, y calcula el tiempo que has perdido y no has podido dedicar a tu proyecto o aún peor a tu familia,                    amigos, aficiones…

Seguro que te sorprendes, si aún creías que no era para tanto, con este ejercicio lo verás claro.

3. Sé positiva. Si te has marcado esta tarea es porque es fundamental para ti, y para tu proyecto, piensa en todo             lo que vas a conseguir cuando la hagas.

4. Cree en ti misma. establece unos hábitos diarios  para que te ayuden a concentrarte en una tarea y ser más               constante. Sé objetiva contigo misma y no te compares con nadie, tu eres un ser único, no hay ninguno como tú,       potencia tu marca personal.

 5. Piensa en cómo te vas a sentir. No solo afecta a tú trabajo también a las personas que trabajan contigo o que dependen de tu trabajo. Desilusionada, culpable por no haberlo hecho, frustrada….

¡ Haz que suceda!

   6. Divide la tarea en bloques más pequeños. Desglosala hasta que no se pueda más, repártela en varios días y combínala con otras que te resulten motivadoras.

Si lo que procrastinas son las reuniones de trabajo, si sigues los  consejos de cómo mejorar la productividad              de tus reuniones, dejarás de hacerlo.

Cuando hayas terminado la actividad táchala, te aseguro que tachar la tarea de la lista te libera.

     7. Prémiate, por fin has tachado dos tareas de la lista larga, hay que celebrarlo, date el capricho de mirar el Facebook, ver tu serie favorita o ir a ver el último estreno en el cine.

No te estoy diciendo que dejes tus tareas por hacer sino que utilices tu tiempo de descanso como premio para motivarte a hacer las tareas.

      8. Mantén tu zona de trabajo despejada. Empieza por tener un espacio de trabajo propio en el que no se acumulen las cosas, ten a mano lo necesario para trabajar. Evita las distracciones.

Quita las notificaciones de tu móvil y tu pc. Créeme no te pierdes nada. Cuando vuelvas, el mundo seguirá estando ahí.

      9. ¡Música maestro! No sé a ti, pero a mí, la música me influye y altera mis emociones.

Hasta mi hijo se pone música para hacer los deberes (algo que quiere procrastinar continuamente) 😉, eso sí él se pone la misma canción una y otra vez. Por si tienes curiosidad es la de Morat y Álvaro Soler  “Yo contigo, tú conmigo”

Crea tu lista de canciones que te motive y ¡a por ello!

     10. Enfócate en los resultados, ¿qué quieres lograr hoy? ¿la próxima semana? ¿el próximo mes?

Valora los pequeños logros porque son los que te llevarán a conseguir el premio gordo.

 Todos estos consejos se resumen en uno, solo tú tienes el poder sobre ti misma, en ti está la decisión de ponerte en marcha o quedarte parada.

El trabajo para conseguirlo empieza por un pequeño gesto, no pienses en todo lo que tienes que hacer simplemente empieza y poco a poco se irá despejando el camino.

Si aun así, necesitas ayuda, alguien que te oriente y te diga por donde continuar o simplemente que te marque unas pautas, aquí me tienes, deja tus dudas en los comentarios y te ayudaré en lo que pueda, además dispones de una sesión gratuita de 1 hora para hablar conmigo.

¿Qué otras cosas te impiden avanzar? ¿Me lo cuentas?

Loles San Bartolomé

Soy Administrativa Virtual y mi objetivo es ser tu mano derecha y trabajar contigo codo con codo para que logres avanzar en tu proyecto y vuelvas a recuperar tu vida.

www.administrativaproactiva.com

Parte 2: Correo, redes sociales y lista de tareas

Correo

El mayor enemigo  para nuestra productividad, es el correo, las estadísticas lo gritan a voces, el gran error es dedicar la primera hora de nuestra jornada a leerlo,  como si fuera algo urgente que no podemos dejar, pero no conformándonos con eso, los dejamos en la bandeja sin darles una salida, por lo que tenemos que volver de nuevo a resolverlos.

Otro error en el que caemos,  es  perdernos en la maraña de emails sin responder o nos ponemos a redactar emails eternos, en lugar de ser concisos con las respuestas.

Una mala gestión del email, afecta a nuestra productividad diaria a unos niveles demasiado altos, lo que deriva en frustración y ansiedad.

La solución es muy sencilla, programa leer tu correo después de desarrollar  la tarea más importante del día, y prográmalo en tu agenda.

El tiempo que le dediques será para responder correos, archivarlos, eliminarlos o enviarlo a nuestra lista de tareas. ¡No dejes nada pendiente!

Las veces que programes responder  tu correo depende de las necesidades de tu negocio, sobre todo, automatiza las respuestas mediante plantillas ya preparadas.

Escribe asuntos que te permitan clasificarlos en la carpeta de tu cliente.

Remítelos a tu lista de tareas para que puedas darle solución de la manera más profesional y rápida posible.

Si el correo te quita demasiado tiempo, tal vez, tengas que pensar en delegar está responsabilidad en alguien de tu equipo o en contratar una Administrativa Virtual que siga tus directrices para que tu negocio este atendido de la mejor forma posible.

Tu principal rutina diaria que te quita tiempo es el correo, planifica cuando atenderlo, y serás libre.

Gestión de redes sociales

Otra tarea que nos suele hacer perder mucho tiempo es la gestión de las redes sociales.

Buscar  temas a tratar, fotos, redactar contenido, palabras clave, comprobar el seo, y de nuevo, las notificaciones que no paran de decirnos que ha crecido nuestra lista de seguidores, que tenemos más me gusta, que han comentado nuestro post, etc…

Nuestras rutinas diarias, deben ayudarnos a mejorar nuestra productividad.

¡Stop! No hace falta tener que entrar cada diez minutos  y comentar, dar la bienvenida a un nuevo fan o publicar en los grupos para obtener visibilidad.

Tienes que programar el tiempo que vas a dedicar a  tus redes sociales y cumplirlo.

Una vez tengas claro cuando le vas a dedicar tu atención, no te lo saltes, no vale hacer trampas recuerda que tu productividad diaria depende de ello.

Te voy a contar como programo mi atención en redes, sobre todo en grupos:

Todos sabemos que es bueno para nuestro negocio y para el Seo, interactuar y colaborar en grupos, pero no a costa de nuestra productividad.

Tengo un calendario de publicación en redes, pero además de tener mis post, y cuando y como voy a publicar en cada red, he creado una nueva hoja  en la que programo los días que voy a compartir en comunidades de google+.

En el caso de facebook, hay grupos en lo que te dejan postear una vez a la semana por lo que me lo apunto para entrar ese día, y compartir además de comentar los post de los compañeros y ponerme al día.

El interactuar en los grupos o atender a mis fans lo dejo para alguno de mis descansos o en mi tiempo libre.

Debes tener claro cuánto tiempo le tienes que dedicar a  atender y programar tus redes sociales.

No me refiero solo a la publicación de post (hay personas que lo programan mensualmente y para ello le dedican unas horas), también, a comentar en grupos y  en tu propia comunidad, y después apuntarlo en  tu agenda.

                                       Revisa diariamente tu lista de tareas y objetivos.

Revisar lista de tareas y objetivos

Por último, y no menos importante quiero hablarte de una rutina que no puede faltar en tu día a día.

Al terminar tu jornada, revisa tu agenda y lista de tareas, comprueba las tareas que no has podido hacer y reprograma si es necesario las ocupaciones del día siguiente.

Y por hoy no quiero aburrirte más con rutinas, si has llegado hasta el final y te has quedado con ganas de más, cuéntamelo, deja tu opinión o preguntas en los comentarios.

Recuerda, delegar las tareas que no son importantes y que te quitan tiempo será tu mejor decisión.

Si has decidido poner orden en tu vida y quieres que te ayude a planificarte. Apúntate a Planifica tu semana con Time Blocking, Durante 8 sesiones te llevaré de la mano para que aprendas a organizarte. ¡De ti depende!

Si no has leído el anterior artículo, te dejo el enlace Hábitos para aumentar tu productividad, planifica tu horario y programa tus descansos.

Dime que temas te interesaría que trate, yo estoy a la orden dispuesta a ayudarte en lo que pueda.

Si aún no estás suscrita y no te quieres perder mis nuevos artículos aquí o en los blogs y portales en los que colaboro, ¡hazlo ya! Y te podrás descargar gratis mi guía para ser más eficaz con el móvil.

¡Besos y nos vemos en las redes!

Loles San Bartolomé

Soy Administrativa Virtual y mi objetivo es ser tu mano derecha y trabajar contigo codo con codo para que logres avanzar en tu proyecto y vuelvas a recuperar tu vida.

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Podemos definir las rutinas como esas acciones que se repiten cada día y que si las enfocamos bien, aumentan nuestra productividad.

Gestionar el tiempo que dedicamos al día a nuestro negocio, y fijar unas rutinas que nos ayuden a ser productivas es algo que tenemos que plantearnos desde el principio.

Crear unos hábitos y rutinas diarias harán que trabajemos mejor y no perdamos el foco.

Para que comiences a mejorar tus rutinas desde ya, voy a enseñarte como planificar tu día.

Marca tu horario de forma eficiente

Planifica tu horario, tienes que tener en cuenta en que horas del día concentras mayor energía y por lo tanto eres más productiva para conseguir adaptarlo a tus necesidades.

¿Eres de la personas que es más eficiente en las primeras horas del día?, seguramente, te convenga levantarte pronto para aprovechar toda esa energía.

Muchos emprendedores, suelen empezar su jornada a las 5 o 6 de la mañana, porque a esa hora le resulta fácil poder concentrarse y evitar distracciones.

Aprovecha al máximo esas horas para elaborar las tareas que requieren de tu concentración, que te llevan más tiempo, o realiza aquellas que te resultan desagradables, puedes repartirlas en mini tareas y así, conseguirás gestionar mejor tu productividad.

Si como yo tienes hijos y quieres tener las tardes libres para disfrutar de ellos, este horario es el que más te conviene.

 Para las que sois buhos o almas nocturnas, vuestro horario tiene que comenzar a partir de las 16h o 18h ya que es cuando vuestro cuerpo empieza a estar más activo.

Si cuando terminas de planificar tu horario te das cuenta que te sigue faltando tiempo, debería plantearte delegar las tareas que no dependen de tu trabajo, en mi artículo Como una administrativa virtual  dispara tu productividad, te explico los beneficios que te aporta delegar en una secretaria administrativa.

Como calcular cuánto tiempo dedicas a cada tarea

¿No sabes cuando eres más productiva? te propongo un ejercicio, utiliza una herramienta de medición de tiempo, y mide la misma tarea en diferentes horarios y días de la semana, el periodo en el que tardes menos en realizar la tarea, será tu momento más álgido.

Para completar el proceso vuelve a realizar una tarea que te resulte difícil en ese horario, si consigues no caer en la procastinación,  y consigues llevarla a cabo, ya puedes coger tu agenda y marcar tu horario de trabajo.

La herramienta que yo uso para planificar mi horario es Toggl además está integrada en Chrome y en Asana, así, puedo medir cuanto tardo en cada proyecto.

Asana lo tengo programado para que me avise cada 30 minutos y así tener mi descanso, después solo tengo que reanudar la tarea o el proyecto.(Técnica Pomodoro)

El medir tus proyectos o tareas te ayuda a planificar mejor tu agenda, sobre todo al principio  cuando aún no sabes bien cuanto vas a tardar en realizarlas.

Planificar tus descanso no te saltes ninguno, te ayudan a recuperar la energía y motivarte.

Define tus tiempos de descanso

Evita Interrupciones innecesarias que te quitan tiempo y afectan a tu productividad, tienes que concentrar todos tus esfuerzos en terminar la tarea que te hayas propuesto.

Para obtener resultados es necesario que nada te distraiga, elimina las notificaciones de tu ordenador y de tu móvil, si pones el teléfono en modo avión o nocturno nadie te molestará excepto los contactos que elijas.

Si como a mí, te asaltan las ideas creativas en cualquier momento y lugar, ten a mano una libreta o abre tu aplicación de notas para dejarla anotada para revisarla más tarde y vuelve al trabajo.

Debes considerar tu tiempo de descanso como una herramienta más, que te ayuda a conseguir tus objetivos diarios y a mantenerte activa y motivada.

Para ello, cuando planifiques tu día, dependiendo de la dificultad de la tarea a realiza o el nivel de concentración que necesite deberás programar tus descansos.

Como te he comentado anteriormente programo con toggl mis periodos de descanso en márgenes de 30 minutos o 1 hora, no suelo alargar más los tiempos, ya que los descansos son necesarios para que  ni mi productividad ni mi motivación se vean mermadas.

En tareas como la redacción de contenidos que requieren una mayor concentración, suelo programar los descansos después de 1 hora ya que el parar cada treinta minutos, haría que perdiera el hilo y me costaría volver a concentrarme en lo que estaba haciendo.

Cuando trabajo 1 hora me recompenso con descansos de 10 minutos o incluso 20 minutos, esto te da un buen chute de energía para volver al trabajo.

Recupera la energía en tus descansos

Aprovecha tus descansos, para almorzar o darte un capricho: un mini paseo, un baño relajante, escuchar música, leer ese libro que llevas tiempo sin abrir…

Sobre todo, muévete no te quedes sentada, ni te saltes el descanso.

Ya sé, que cinco o diez minutos no da para  mucho, pero sí un paseo rápido, en mi caso aprovecho para almorzar,  darme una ducha,realizar tareas de casa, escuchar música, leer algún artículo, ver mi correo o  comentar en las redes.

Ser administrativa virtual, me hace estar demasiadas horas sentada delante del ordenador, por lo que necesito hacer deporte, ya que me proporciona la suficiente energía para poder concentrarme y mi salud también lo agradece.

El deporte, lo reservo para mi tiempo de ocio, suelo salir a andar con el fin de relajarme, cojo mis cascos y mi mp4, y vuelvo como nueva.

No te pierdas la segunda parte del post donde te enseño más rutinas diarias para aumentar tu productividad: correo,redes sociales y lista de tareas.

Si no quieres perdértelo, suscríbete a la newsletter, y además, de estar informada de los nuevos artículos que se van publicando, podrás descargarte gratis la guía productividad móvil, donde te enseño consejos para ser más productiva con el móvil.

Esta semana pretendo lanzar un reto en instagram, tiene que ver con el tema que acabamos de tratar y con el móvil, así que si no quieres perdértelo y aún no me sigues en esa red ve corriendo a hacerlo, ¡va a ser muy divertido!

Loles San Bartolomé

Soy Administrativa Virtual y mi objetivo es ser tu mano derecha y trabajar contigo codo con codo para que logres avanzar en tu proyecto y vuelvas a recuperar tu vida.

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