Porque deberías contratar una asistente virtual para pymes o Startup

Hoy en día las pequeñas y medianas empresas y las startup tienen algo en común, las dos concentran los recursos en los departamentos de producción y servicios para tener un mayor conocimiento y adaptarse a un mercado específico. En cambio, dejan que la responsabilidad de la gestión administrativa recaiga en uno de los socios o en un miembro del equipo que además, lleva otras funciones.

No delegar en una asistente virtual para emprendedoras genera una mala administración de las finanzas y las tareas administrativas. Esto es debido a que la persona designada para realizar estas funciones, se ve obligada a elegir entre dedicar tiempo a la puesta en marcha de nuevos productos o servicios, o malgastar horas en los trabajos administrativos. Además de  tener la sensación de ir “apagando fuegos todo el día” y no haber obtenido el progreso que esperaba.

La principal diferencia entre una pyme y una startup, es su objetivo a corto plazo; ya que mientras una dedica sus recursos a que su negocio sea más rentable para poder crecer, la otra los destina a validar y desarrollar su producto para atraer inversores. Ahora bien, tanto si eres una empresa de nueva creación con un millón de cosas que emprender, como una pequeña empresa desbordada por los trabajos administrativos que te impiden planificar una estrategia de crecimiento, necesitas una asistente virtual proactiva que te ayude a liberar horas.

¿Qué es un asistente virtual?

Las asistentes virtuales son personas que trabajan online desde prácticamente cualquier sitio, solo precisan una conexión a internet. Por ejemplo, su casa, un coworking, una cafetería e incluso pueden conectarse por internet de forma remota para trabajar en tu propio sistema, si así lo necesitas. Ofrecen su experiencia en determinadas áreas en las que están especializadas, con objeto de ayudar a las startup, autónomos y pymes con todas las tareas que necesitan delegar. Además, son expertas en resolver problemas, siempre dispuestas a buscar la mejor solución para ti y tu equipo.

Qué Beneficios brinda una Asistente Virtual para pymes o startup

 Algunas de las actividades en las que más tiempo gastas son, el control de tu facturación, contabilidad, programación de agenda y el correo electrónico. A continuación, te explico los principales beneficios que vas a obtener si decides contratar una asistente virtual.

Ahorro en costes

Entre las ventajas del outsourcing (externalización de servicios), encontramos el bajo coste que supone delegar estas funciones en una asistente virtual especializada, en comparación con la pérdida de dinero que conlleva para la pyme o startup, tener a uno de sus miembros dedicando sus esfuerzos a actividades que nada tienen que ver con su especialidad.

 La asistente virtual es autónoma, podrás deducirte como gasto su factura, trabaja desde casa; por lo tanto, no hay gastos de personal (indemnizaciones, vacaciones, pagas, horas extra, seguridad social, pagas solo por las funciones o el tiempo contratado. También, ahorrarás en inversión en mobiliario, material tecnológico y herramientas, y en la ampliación de espacio para un nuevo miembro del equipo, sí en su lugar, decides contratar a empleados internos.

Notoriedad de Marca

Nuestra imagen y marca personal se ve mejorada al contar con servicios de asistencia virtual impartidos por profesionales de prestigio, ganas autoridad y peso en el sector.

Sin obligaciones

Cuando externalizas un servicio con una asistente virtual para emprendedoras estás firmando un contrato. A la finalización, si no quieres seguir trabajando con ella solo tienes que comunicárselo y ahí, se da por finalizada la relación. No hay ningún gasto o comisión extra por rescindir el contrato.

En definitiva, se trata de una estrategia empresarial que te ayuda a diferenciarte, ahorra tiempo, aumenta tu productividad y mejora la competitividad; para que puedas centrarte en las funciones más estratégicas de tu negocio (Business Management).

Al delegar en una asistente virtual, ganarás en calidad y fiabilidad, ya que las tareas son realizadas por una profesional especializada que las realizará en el tiempo estipulado.

¿Qué servicios o tareas administrativas puede externalizar una pyme o startup?

El principal motivo por el que algunas emprendedoras  con las que he hablado retrasan y no se deciden a trabajar con una asistente virtual, es porque no saben qué tareas subcontratar. 

 A continuación te detallo algunas de las tareas que puedes externalizar:

Ingreso de datos e investigación : tareas simples, desde completar formularios y tomar notas de la reunión, hasta la investigación de mercado y negociación con nuevos proveedores.

Tareas de administración

Tareas de planificación y organización de la pyme:

• Organización de agenda y calendario. Primordial si no quieres perder ninguna cita importante y necesitas aprovechar al máximo tu día.
• Gestión CRM, reserva de hoteles y viajes,
• programación de reuniones,
• Asistencia a eventos,
• Búsqueda de ayudas y subvenciones,
• Gestión correo electrónico. La administración de la bandeja de entrada es una de las primeras tareas que puedes subcontratar. Los riesgos son mínimos, y la compensación en términos del tiempo y el impacto en la organización de tu compañía, es enorme.
• Redacción de documentos,
• Presentaciones e informes,
• Grabación y gestión de base de datos,
• Gestión y automatización de procesos. Vital para documentar y agilizar los procesos si quieres replicar el éxito de un proyecto.

En general, cualquier tarea administrativa que implique apoyo directo al CEO o gerente de la empresa.

Transcripción de Textos

Consigue transcripciones y subtítulos de calidad para tus podcasts y otros materiales audiovisuales.

Gestión de inventario

Mantén las existencias a niveles óptimos para obtener clientes contentos y tu cuenta de Amazon en verde.

Redacción de textos seo optimizados para web

Mejorar el copy de tus redes sociales, publicidad y redacción SEO de contenido optimizado, que atrae tráfico a tu blog (inboudmarketing)

Contabilidad

Ayuda experta para llevar registro y control de las operaciones financieras que se llevan a cabo en tu empresa. Mantén tus finanzas en orden: grabación de facturas, seguimiento de facturación de proveedores y registro de los datos online. Introducción de los asientos contables en el programa específico para pequeñas empresas. Control de ingresos y gastos, conciliación bancaria y comunicación directa con tu gestor para comprobación de impuestos.

Gestión Página Web y mantenimiento en WordPress

Una asistente virtual especializada se encarga de gestionar, modificar y dar formato al contenido de las entradas de tu sitio web o blog. Instalación de plugins, Realización de copias de seguridad, ayuda en campañas de Link building y mejora Seo para que la web corporativa siempre esté actualizada.

Servicio atención al cliente

Administrar mensajes de Amazon y otras plataformas como por ejemplo Booking, comentarios en redes sociales, reseñas, actualizaciones de pedidos. Así como funciones de soporte a tus clientes y a tu departamento de ventas.

Marketing Digital

una asistente virtual de Marketing realiza funciones destinadas a aumentar tu presencia online y conseguir clientes. Por ejemplo:

• Creación de contenidos orientados al cliente. Ya sea en publicaciones, en el blog, boletines de noticias o en tus redes sociales tu asistente virtual redacta el artículo sobre las novedades de tu industria o negocio para transmitir el mensaje de tu marca.
• Email marketing. Hoy en día está probado que el email marketing es una herramienta primordial para captar clientes y fidelizarlos. Una asistente Virtual se encarga de sacar el máximo partido a tu gestor de email marketing para convertir tus leads en clientes.
• Automatización de Funnels,
• Análisis de datos, gestión de redes sociales y página web.
• Realización de estudios de mercado,
• Elaborar Informes sobre métricas de conversión, Redacción de Lead Magnet
• Gestión de campañas Facebook Ads. 

En Administrativa Proactiva te ofrezco servicios de consultoría de email marketing, time blocking y Seo.

Gestión de proyectos

Supervisión de la gestión de proyectos de tu negocio dirigido a lograr los objetivos que previamente has marcado. 

Recursos Humanos

Búsqueda y selección de candidatos. ¿Cuánto tiempo tardas en buscar nuevos talentos para tu negocio navegando por los perfiles de Linkedin? Una Asistente Virtual investiga por ti y confecciona un listado con los posibles candidatos según las especificaciones que le hayas dado. Incluso puede realizar una primera entrevista para filtrar aún más la lista y tú solo tengas que reunirte con uno o dos talentos.

Actualización de datos de los trabajadores como control de vacaciones, bajas médicas, controles de presencia, comisiones, dietas y desplazamientos del personal. Además, de PRL, Gestión PRL subcontratas, revisiones médicas y cursos de formación.

En Administrativa Proactiva, te ayudo con  el reto diario que supone emprender, gestionando eficazmente las tareas administrativas y de marketing de tu pequeña empresa. En otras palabras, obtendrás paz mental y control en la gestión administrativa y de ventas de tu negocio.

¿Dudas, si es ahora el momento de contratar una asistente virtual en español para tu pequeña empresa o startup? En el siguiente punto, te lo aclaro.

¿Cuándo debes pensar en contratar un asistente virtual para pymes o startup?

• Tienes demasiadas tareas repetitivas: administrar una empresa implica muchas tareas administrativas y cuanto más crece mayor es el volumen. 
• Estás frustrado porque no haces lo que te gusta: cuando estás creando o te hallas involucrado en un nuevo proyecto, lo que menos te apetece es realizar las actividades recurrentes. Te parecen aburridas, lo que te lleva a aplazarlas hasta que se convierten en urgentes. Como resultado, llega la frustración al darte cuenta de que interfieren en el buen funcionamiento del negocio.
• Te falta experiencia: ¿qué sucede si quieres probar el email marketing? o quieres crear contenido para tus redes sociales? ¿quieres incorporar algo nuevo en tu sitio web?¿Y si te encuentras cada vez más atascado con las facturas o no paras de responder  y enviar correos que alguien más puede hacer? Ya tienes la respuesta, duplica tu tiempo. ¡Es hora de contratar una Asistente Virtual! Me tienesEnvíame un email a info@administrativaproactiva.com o  llámame al 660959506 y cuéntame,¿ en qué puedo ayudarte?

Si eres coach también te puede interesar leer Porqué una coach necesita una administrativa virtual

Dale la vuelta a tus bloqueos a la hora de redactar contenido para tu blog

No es fácil, redactar contenido original.¿Conoces la sensación de no tener nada nuevo que aportar sobre un tema en tu blog?  Hay tantas cosas escritas sobre tu temática, que te preguntas si lo que vas a contar no va a parecer un refrito de otros blogs.

Te pones a pensar como darle la vuelta, encontrar algo de lo que no se haya hablado, o explicarlo de forma que sea más atrayente.

Sí, yo también he caído en la tentación de buscar que cuentan los demás, solo para ver cuales están mejor posicionados, y así comprobar cuáles son los intereses de mis lectores.

El problema viene cuando lees el artículo y te das cuenta que lo que tenías pensado escribir ya está escrito y además, el bloguero en cuestión, lo ha hecho muy bien.

Incluso ha incluido infografías y tiene algún bonus tipo taller o descargable que regala a sus lectores.

Si amiga ahora estás hundida en la miseria. ¿Cómo voy a mejorar esto? ¿Cómo consigo hacer el triple mortal de este artículo? Mejor buscas otro tema, sobre el que escribir.

Siento decirte que como vuelvas a empezar vas a acabar igual, entonces, ¿cómo quitar esa desgana que se te viene encima?, el yo no sirvo para esto, mejor escribo un artículo al mes, total si yo solo quiero vender mis servicios. ¡Qué más da!

Bueno ahora que ya te has desahogado y entrado en el catastrofismo, podemos empezar con lo que me gusta a mí, darle la vuelta.

¡Fuera bloqueos! escribe para tu público objetivo.

Potencia tu marca personal

Escribe siendo tu misma, con tu lenguaje y estilo propio, usa en tus imágenes, tu logo, tus colores corporativos y la tipografía que usas en tu web.

En redes sociales puedes darte alguna licencia para usar tipografías o añadir algún color pero siempre en concordancia con tu estilo y forma de  contar las cosas, que quien vea esa imagen sepa asociarla a tu marca personal.

Tanto si quieres escribir un artículo como si lo que deseas es vender a un cliente tu producto o servicio, vas a tener que usar tu mejor arma, tú.

Eso que te hace única y especial por lo que la gente lee tus artículos y no los de otro, por tu forma de contar una historia, porque tu contenido les resulta útil o por la pasión que le pones al escribir.

No sirve de nada redactar contenido para tu blog, imitando la forma de escribir de otros porque son los que más audiencia tienen, eso solo atraerá a la gente incorrecta.

De qué sirve tener miles de seguidores, si muy pocos abren tus emails, o no contratan ningún servicio, son perfiles falsos o inactivos, como mucho, consumen tu información y después se van.

Redacta Contenidos para tu lector o cliente ideal al resto, déjalos marchar.

Como Administrativa he tenido que relacionarme con mucha gente y créeme, que se nota al hablar cuando vas a congeniar con alguien o ya lo has descartado.

Hablas con varios proveedores que te ofrecen el mismo producto y al final acabas comprando a uno que es un poco más caro pero que te ha dado mayor confianza o con el que  has congeniado.

Ahora el lado contrario, tienes una entrevista con un cliente, empiezas a hablar con él y te das cuenta que no te va a contratar, que como en el amor, no ha surgido la chispa.

¿No te ha pasado el estar meses hablando por teléfono con alguien y cuando por fin lo conoces no es como te la habías imaginado? A mí muchas, ja, ja, ja Lo que me he reído.

El auto flagelarse no sirve de nada, tienes que ser sincera de verdad, ¿después de hablar con él querías a ese cliente?

Tal vez, por el tema económico, pero interiormente sabes que no era para ti, así que, déjalo ir y busca al cliente que si valora tu forma de trabajar y con el que congenias.

No vale la pena, perder tiempo, esfuerzo y dinero en atraer a un público, que no está interesado en lo que puedes ofrecerle o que no puede pagar tus productos o servicios.

Escucha a tu Audiencia y crea contenido de valor

Resuelve los problemas con los que tus lectores pueden tener alguna dificultad, ponte en su lugar, genera contenido de ayuda, que sea de utilidad y relevante para tu audiencia.

Tus clientes potenciales esperan encontrar este tipo de artículos, así es como conseguirás fidelizarlos, empatiza con ellos y haz que se sientan especiales.

Potencia y agradece las relaciones con tus clientes o seguidores

La clave para redactar contenido interesante para tus lectores, es preguntarles.

No sé tú, pero yo prefiero a los que me hacen saber, que lo que cuento, les interesa, que me piden ayuda, que incluso me sugieren que escriba un artículo sobre un tema que les preocupa.

O como ya me ha pasado, me mandan un mensaje en una red social diciéndome que tal bloguero necesita una asistente virtual, eso no tiene precio.

Al cuidar a tus suscriptores, lectores de tu blog o clientes, ellos te lo devolverán con información útil de lo que necesitan. 

BONUS SINCERIDAD + HERRAMIENTAS PARA REDACTAR CONTENIDO 

Y ahora para diferenciarme de los demás te doy mi bonus

Voy a sincerarme contigo, ¿sabes de qué iba inicialmente este artículo?, el título era como reducir tu correo a la mitad, por supuesto, lo voy a escribir, no temas.

Esta mañana he abierto LinkedIn, mal, lo sé, pero alguien había solicitado invitación y una que es muy educada…

Ya sabes, no tenía muchas ganas de escribir sobre lo que todo el mundo escribe…el correo.

Así que me he dado una vuelta y he visto un artículo sobre como destacar en LinkedIn etc…

La cuestión es que me he reñido y he abierto mi documento para empezar a escribir, pero mi cabeza, ya estaba en otro sitio.

He decidido dar rienda suelta a mis pensamientos, porque esta soy yo, una administrativa proactiva, creativa y optimista.

Una emprendedora a  la que le acuden miles de ideas al día sobre lo que escribir o crear, y que las mantiene a raya con listas o grabaciones, para darles salida en su momento.

Otras veces como hoy, decido cambiar el artículo que tenía programado, porque de vez en cuando hay que dejarse llevar para no bloquearse.

Si pierdes tu esencia lo pierdes todo.

Herramientas para trabajar el SEO y  redactar contenido  para tu blog

Si hay algo que si tienes que cuidar pero sin llegar al extremismo, es el SEO un tema que me apasiona.

Como redactora de contenido Seo  siempre aconsejo a mis clientes que escriban sin pensar en el Seo, después de escribir el contenido es cuando toca revisar la densidad de  palabras clave (cuántas veces se repite la palabra clave en el texto), sinónimos y antónimos, títulos, subtítulos, la meta descripción, los textos alt de las imágenes, todos ellos tienen que tener de una forma u otra tu palabra o frase clave, pero sin volverte loca. El exceso de uso de palabras clave tampoco es bueno.

Para cuando estás bloqueada y crees que todo está escrito, te recomiendo:

Answer the public

No me digas que no te has esperado a escribir para ver que hace el hombre, yo sí, je, je, je, me encanta las caras que pone.

Esta herramienta de marketing de contenidos te sugiere palabras clave largas (Long tails) que puedes utilizar para ampliar el contenido de tu artículo o el título de tus post.

Una long tail para que lo entiendas, es un conjunto de palabras clave o términos de búsqueda.

Pueden ser dos palabras o una frase larga, cuantas más incluyas, más específico será  el  rastreo que atraerá a tu público objetivo.

Las preguntas puedes usarlas como subtítulos para dar estructura al contenido de tu post, lo que no te revela, es el número de veces que la gente ha buscado esa palabra, pero para empezar no está mal.

Si no sabes sobre que escribir, yo me iría a la pregunta o frase más larga (longtail), siempre que tenga que ver con tu temática, porque aunque tiene menos búsquedas, es más fácil de posicionar.

Lo fundamental es, que atrae a tu cliente ideal, estas resolviendo las dudas y por lo tanto, está interesado en tu producto o servicio.

Recuerda lo importante no es la cantidad, sino llegar a tu público objetivo.

Mejora el Seo de tus textos con  Seo Hero

Esta herramienta la suelo emplear una vez he escrito el artículo, para ampliar el contenido de una temática, para buscar palabras que no he incluido en el texto o que puedo utilizar como sinónimos de otras y también para obtener ideas para redactar nuevo contenido en el blog.

Seo Hero es una herramienta muy completa que si la sabes utilizar te puede ayudar mucho con tu marketing de contenidos, además tiene otras muchas utilidades como crear páginas para tu contenido o incluso buscar nuevos nichos sobre tu temática.

Te dejo el enlace a un tutorial de Ninja Seo,  en él que detalla cómo sacarle partido a la herramienta. Si no le sigues aún, te lo recomiendo, lo explica todo de forma muy sencilla.

Si te has tragado toda la charla, solo te pido una cosa, que me des tu opinión, ¿piensas igual?

¿Qué es lo que te bloquea a la hora de escribir?, ¿Conocías las herramientas?,¿Cuál utilizas tú?

¿Todo esto te  sobrepasa? Contrata mis servicios de redacción de textos Seo para tu blog o si lo prefieres puedo ayudarte a mejorar tus artículos para que posicionen. También puedo realizar un Keyword Research para que puedas encontrar temas sobre los que escribir.

Sé que hay muchos artículos en internet que te dan una definición exacta del término e incluso te dan algunos consejos, entonces, ¿por qué vas a leer este artículo?

Porque te lo voy a explicar para ayudarte a entender, porque lo haces, ya que, en mayor o menor medida en algún momento de nuestra vida, todos lo hemos hecho, y lo más importante, te voy a ayudar a que averigües si eres un procrastinador recurrente o casual.

¡Vaya!, esto ha sonado un poco a moda, bueno, pues si tengo que elegir prefiero ser casual y más adelante te contaré porque.

Vamos a empezar por el principio

¿Qué es la procrastinación?

Procrastinación. Algunos la definen como la epidemia de nuestros días, bueno yo prefiero la definición de la Real Academia Española que dice: “Acción y efecto de procrastinar, es decir, de diferir, aplazar algo”. http://dle.rae.es/?id=UG8b6uO

Ahora que ya he puesto la definición oficial y la de los demás, te doy mi opinión, es el poder del auto engaño, ese “ya lo haré luego”, que nunca llega y que nos lleva a situaciones de estrés y ansiedad por no haber conseguido lo que nos habíamos propuesto.

La actitud de postergar o dejar para mañana, o dicho de otra manera, cambiar una actividad que nos genera incomodidad, por otra más placentera, puede llegar a ser adictiva.

Cuanto más inseguro estás de tu proyecto, más procrastinas.

La procrastinación tu mayor ladrón del tiempo

¿Eres un procrastinador recurrente o casual?

Los principales causantes de la procrastinación son los miedos, inseguridades, el perfeccionismo, la impaciencia, las distracciones, el pesimismo…

Cuando empiezas un proyecto, sobre todo al principio, te asaltan muchos miedos e inseguridades, ¿seré capaz de hacerlo?, ¿conseguiré destacar?, son demasiadas cosas ¿por dónde empiezo?, ¿y si no es lo suficientemente bueno?

Pero las dudas no te abandonan nunca, ¿por qué aún no estoy viviendo en mi yate de lujo? Ja, ja, ja, esto era para hacerte reír un poco y dejar el dramatismo a un lado.

Lo que quiero decir es que es muy fácil caer y dejarte llevar por las dudas e inseguridades, si antes no has trazado un plan de acción y sin haber marcado unos objetivos realistas.

El procrastinador recurrente

El procrastinador recurrente es una persona perfeccionista, insegura, que se deja llevar por el pesimismo.

¡Ojo! No estoy diciendo que esta sea su personalidad sino que al no poder controlar lo que va a pasar, la inseguridad y el miedo al fracaso consiguen que caiga en las redes de la procrastinación una y otra vez.

Ejemplo de procrastinador recurrente

Seguro que te ha ocurrido alguna vez, el ir a escribir un artículo y al buscar la palabra clave descubrir, que hay cientos de artículos muy buenos sobre el tema, te entran las dudas, ¿Qué voy a contar que no se haya dicho ya?, si el primer escrito es de un crack en la materia ¿cómo voy a luchar yo contra eso?…

Si eres un procrastinador recurrente, ahí, ya lo habrás dejado.

Se supone que debo ayudarte a dejar de hacerlo, y esto que te voy a decir si eres de los pesimistas te va a hundir más, pero tengo que darte una mala noticia, hoy todo está: escrito, hablado, grabado en video o en audio, hay imágenes, infografías y toda una serie de material disponible en cualquier formato para usarlo cuando lo necesites.

La información viaja a la velocidad de la luz y caduca rápidamente, la única forma de estar presente y luchar por ocupar tu lugar, es ser tú mismo.

Los adictos a postergar las cosas no pueden dejar de hacerlo, es algo automático, lo malo es que la sensación de agobio y el estrés también son automáticos, es un círculo vicioso, que sí se puede parar.

Esta actitud auto destructiva no nos beneficia en nada ya que nos crea inseguridades, tensión, llegando en ocasiones incluso a provocar ansiedad.

Procrastinador casual

El procrastinador casual, es aquel al que la emociones le juegan malas pasadas, tiene una planificación y unas metas marcadas, pero hoy se encuentra mal, no ha dormido bien, al analizar los objetivos mensuales se ha dado cuenta que algo no funciona….

Ante esto, cuando se te pone delante una tarea de las que requieren tu concentración o no son de tu agrado, terminas diciendo “ya lo haré mañana”.

Ejemplo procrastinador casual

Seguro que al finalizar el año, has hecho inventario de tus logros, pero en lugar de quedarte con lo positivo, lo has comenzado con la presión de lo que ha quedado pendiente.

Te aconsejo que  analices tus objetivos desde una perspectiva positiva, valorando lo que hemos alcanzado y mejorando lo que ha que se ha quedado en el camino.

No sirve de nada empezar a planificar el año con la mochila cargada de culpa y ansiedad por no haber logrado lo que queríamos, simplemente, no era el momento, nos hemos equivocado en el planteamiento o en los tiempos que nos hemos marcado.

Así lo único que vas a conseguir es, que te venzan de nuevo las ganas de no hacer nada.

Procrastinación consejos para vencer las ganas de no hacer nada.

10 Consejos para dejar de procrastinar

1. Tienes que tener un ¿por qué? que te motive a seguir adelante.

 2. ¿Te has planteado cuanto te cuesta procrastinar? Haz una lista con todas las tareas que has dejado de                        realizar, y calcula el tiempo que has perdido y no has podido dedicar a tu proyecto o aún peor a tu familia,                    amigos, aficiones…

Seguro que te sorprendes, si aún creías que no era para tanto, con este ejercicio lo verás claro.

3. Sé positiva. Si te has marcado esta tarea es porque es fundamental para ti, y para tu proyecto, piensa en todo             lo que vas a conseguir cuando la hagas.

4. Cree en ti misma. establece unos hábitos diarios  para que te ayuden a concentrarte en una tarea y ser más               constante. Sé objetiva contigo misma y no te compares con nadie, tu eres un ser único, no hay ninguno como tú,       potencia tu marca personal.

 5. Piensa en cómo te vas a sentir. No solo afecta a tú trabajo también a las personas que trabajan contigo o que dependen de tu trabajo. Desilusionada, culpable por no haberlo hecho, frustrada….

¡ Haz que suceda!

   6. Divide la tarea en bloques más pequeños. Desglosala hasta que no se pueda más, repártela en varios días y combínala con otras que te resulten motivadoras.

Si lo que procrastinas son las reuniones de trabajo, si sigues los  consejos de cómo mejorar la productividad              de tus reuniones, dejarás de hacerlo.

Cuando hayas terminado la actividad táchala, te aseguro que tachar la tarea de la lista te libera.

     7. Prémiate, por fin has tachado dos tareas de la lista larga, hay que celebrarlo, date el capricho de mirar el Facebook, ver tu serie favorita o ir a ver el último estreno en el cine.

No te estoy diciendo que dejes tus tareas por hacer sino que utilices tu tiempo de descanso como premio para motivarte a hacer las tareas.

      8. Mantén tu zona de trabajo despejada. Empieza por tener un espacio de trabajo propio en el que no se acumulen las cosas, ten a mano lo necesario para trabajar. Evita las distracciones.

Quita las notificaciones de tu móvil y tu pc. Créeme no te pierdes nada. Cuando vuelvas, el mundo seguirá estando ahí.

      9. ¡Música maestro! No sé a ti, pero a mí, la música me influye y altera mis emociones.

Hasta mi hijo se pone música para hacer los deberes (algo que quiere procrastinar continuamente) 😉, eso sí él se pone la misma canción una y otra vez. Por si tienes curiosidad es la de Morat y Álvaro Soler  “Yo contigo, tú conmigo”

Crea tu lista de canciones que te motive y ¡a por ello!

     10. Enfócate en los resultados, ¿qué quieres lograr hoy? ¿la próxima semana? ¿el próximo mes?

Valora los pequeños logros porque son los que te llevarán a conseguir el premio gordo.

 Todos estos consejos se resumen en uno, solo tú tienes el poder sobre ti misma, en ti está la decisión de ponerte en marcha o quedarte parada.

El trabajo para conseguirlo empieza por un pequeño gesto, no pienses en todo lo que tienes que hacer simplemente empieza y poco a poco se irá despejando el camino.

Si aun así, necesitas ayuda, alguien que te oriente y te diga por donde continuar o simplemente que te marque unas pautas, aquí me tienes, deja tus dudas en los comentarios y te ayudaré en lo que pueda, además dispones de una sesión gratuita de 1 hora para hablar conmigo.

¿Qué otras cosas te impiden avanzar? ¿Me lo cuentas?

Parte 2: Correo, redes sociales y lista de tareas

Correo

El mayor enemigo  para nuestra productividad, es el correo, las estadísticas lo gritan a voces, el gran error es dedicar la primera hora de nuestra jornada a leerlo,  como si fuera algo urgente que no podemos dejar, pero no conformándonos con eso, los dejamos en la bandeja sin darles una salida, por lo que tenemos que volver de nuevo a resolverlos.

Otro error en el que caemos,  es  perdernos en la maraña de emails sin responder o nos ponemos a redactar emails eternos, en lugar de ser concisos con las respuestas.

Una mala gestión del email, afecta a nuestra productividad diaria a unos niveles demasiado altos, lo que deriva en frustración y ansiedad.

La solución es muy sencilla, programa leer tu correo después de desarrollar  la tarea más importante del día, y prográmalo en tu agenda.

El tiempo que le dediques será para responder correos, archivarlos, eliminarlos o enviarlo a nuestra lista de tareas. ¡No dejes nada pendiente!

Las veces que programes responder  tu correo depende de las necesidades de tu negocio, sobre todo, automatiza las respuestas mediante plantillas ya preparadas.

Escribe asuntos que te permitan clasificarlos en la carpeta de tu cliente.

Remítelos a tu lista de tareas para que puedas darle solución de la manera más profesional y rápida posible.

Si el correo te quita demasiado tiempo, tal vez, tengas que pensar en delegar está responsabilidad en alguien de tu equipo o en contratar una Administrativa Virtual que siga tus directrices para que tu negocio este atendido de la mejor forma posible.

Tu principal rutina diaria que te quita tiempo es el correo, planifica cuando atenderlo, y serás libre.

Gestión de redes sociales

Otra tarea que nos suele hacer perder mucho tiempo es la gestión de las redes sociales.

Buscar  temas a tratar, fotos, redactar contenido, palabras clave, comprobar el seo, y de nuevo, las notificaciones que no paran de decirnos que ha crecido nuestra lista de seguidores, que tenemos más me gusta, que han comentado nuestro post, etc…

Nuestras rutinas diarias, deben ayudarnos a mejorar nuestra productividad.

¡Stop! No hace falta tener que entrar cada diez minutos  y comentar, dar la bienvenida a un nuevo fan o publicar en los grupos para obtener visibilidad.

Tienes que programar el tiempo que vas a dedicar a  tus redes sociales y cumplirlo.

Una vez tengas claro cuando le vas a dedicar tu atención, no te lo saltes, no vale hacer trampas recuerda que tu productividad diaria depende de ello.

Te voy a contar como programo mi atención en redes, sobre todo en grupos:

Todos sabemos que es bueno para nuestro negocio y para el Seo, interactuar y colaborar en grupos, pero no a costa de nuestra productividad.

Tengo un calendario de publicación en redes, pero además de tener mis post, y cuando y como voy a publicar en cada red, he creado una nueva hoja  en la que programo los días que voy a compartir en comunidades de google+.

En el caso de facebook, hay grupos en lo que te dejan postear una vez a la semana por lo que me lo apunto para entrar ese día, y compartir además de comentar los post de los compañeros y ponerme al día.

El interactuar en los grupos o atender a mis fans lo dejo para alguno de mis descansos o en mi tiempo libre.

Debes tener claro cuánto tiempo le tienes que dedicar a  atender y programar tus redes sociales.

No me refiero solo a la publicación de post (hay personas que lo programan mensualmente y para ello le dedican unas horas), también, a comentar en grupos y  en tu propia comunidad, y después apuntarlo en  tu agenda.

                                       Revisa diariamente tu lista de tareas y objetivos.

Revisar lista de tareas y objetivos

Por último, y no menos importante quiero hablarte de una rutina que no puede faltar en tu día a día.

Al terminar tu jornada, revisa tu agenda y lista de tareas, comprueba las tareas que no has podido hacer y reprograma si es necesario las ocupaciones del día siguiente.

Y por hoy no quiero aburrirte más con rutinas, si has llegado hasta el final y te has quedado con ganas de más, cuéntamelo, deja tu opinión o preguntas en los comentarios.

Recuerda, delegar las tareas que no son importantes y que te quitan tiempo será tu mejor decisión.

Si has decidido poner orden en tu vida y quieres que te ayude a planificarte. Apúntate a Planifica tu semana con Time Blocking, Durante 8 sesiones te llevaré de la mano para que aprendas a organizarte. ¡De ti depende!

Si no has leído el anterior artículo, te dejo el enlace Hábitos para aumentar tu productividad, planifica tu horario y programa tus descansos.

Dime que temas te interesaría que trate, yo estoy a la orden dispuesta a ayudarte en lo que pueda.

Si aún no estás suscrita y no te quieres perder mis nuevos artículos aquí o en los blogs y portales en los que colaboro, ¡hazlo ya! Y te podrás descargar gratis mi guía para ser más eficaz con el móvil.

¡Besos y nos vemos en las redes!

Podemos definir las rutinas como esas acciones que se repiten cada día y que si las enfocamos bien, aumentan nuestra productividad.

Gestionar el tiempo que dedicamos al día a nuestro negocio, y fijar unas rutinas que nos ayuden a ser productivas es algo que tenemos que plantearnos desde el principio.

Crear unos hábitos y rutinas diarias harán que trabajemos mejor y no perdamos el foco.

Para que comiences a mejorar tus rutinas desde ya, voy a enseñarte como planificar tu día.

Marca tu horario de forma eficiente

Planifica tu horario, tienes que tener en cuenta en que horas del día concentras mayor energía y por lo tanto eres más productiva para conseguir adaptarlo a tus necesidades.

¿Eres de la personas que es más eficiente en las primeras horas del día?, seguramente, te convenga levantarte pronto para aprovechar toda esa energía.

Muchos emprendedores, suelen empezar su jornada a las 5 o 6 de la mañana, porque a esa hora le resulta fácil poder concentrarse y evitar distracciones.

Aprovecha al máximo esas horas para elaborar las tareas que requieren de tu concentración, que te llevan más tiempo, o realiza aquellas que te resultan desagradables, puedes repartirlas en mini tareas y así, conseguirás gestionar mejor tu productividad.

Si como yo tienes hijos y quieres tener las tardes libres para disfrutar de ellos, este horario es el que más te conviene.

 Para las que sois buhos o almas nocturnas, vuestro horario tiene que comenzar a partir de las 16h o 18h ya que es cuando vuestro cuerpo empieza a estar más activo.

Si cuando terminas de planificar tu horario te das cuenta que te sigue faltando tiempo, debería plantearte delegar las tareas que no dependen de tu trabajo, en mi artículo Como una administrativa virtual  dispara tu productividad, te explico los beneficios que te aporta delegar en una secretaria administrativa.

Como calcular cuánto tiempo dedicas a cada tarea

¿No sabes cuando eres más productiva? te propongo un ejercicio, utiliza una herramienta de medición de tiempo, y mide la misma tarea en diferentes horarios y días de la semana, el periodo en el que tardes menos en realizar la tarea, será tu momento más álgido.

Para completar el proceso vuelve a realizar una tarea que te resulte difícil en ese horario, si consigues no caer en la procastinación,  y consigues llevarla a cabo, ya puedes coger tu agenda y marcar tu horario de trabajo.

La herramienta que yo uso para planificar mi horario es Toggl además está integrada en Chrome y en Asana, así, puedo medir cuanto tardo en cada proyecto.

Asana lo tengo programado para que me avise cada 30 minutos y así tener mi descanso, después solo tengo que reanudar la tarea o el proyecto.(Técnica Pomodoro)

El medir tus proyectos o tareas te ayuda a planificar mejor tu agenda, sobre todo al principio  cuando aún no sabes bien cuanto vas a tardar en realizarlas.

Planificar tus descanso no te saltes ninguno, te ayudan a recuperar la energía y motivarte.

Define tus tiempos de descanso

Evita Interrupciones innecesarias que te quitan tiempo y afectan a tu productividad, tienes que concentrar todos tus esfuerzos en terminar la tarea que te hayas propuesto.

Para obtener resultados es necesario que nada te distraiga, elimina las notificaciones de tu ordenador y de tu móvil, si pones el teléfono en modo avión o nocturno nadie te molestará excepto los contactos que elijas.

Si como a mí, te asaltan las ideas creativas en cualquier momento y lugar, ten a mano una libreta o abre tu aplicación de notas para dejarla anotada para revisarla más tarde y vuelve al trabajo.

Debes considerar tu tiempo de descanso como una herramienta más, que te ayuda a conseguir tus objetivos diarios y a mantenerte activa y motivada.

Para ello, cuando planifiques tu día, dependiendo de la dificultad de la tarea a realiza o el nivel de concentración que necesite deberás programar tus descansos.

Como te he comentado anteriormente programo con toggl mis periodos de descanso en márgenes de 30 minutos o 1 hora, no suelo alargar más los tiempos, ya que los descansos son necesarios para que  ni mi productividad ni mi motivación se vean mermadas.

En tareas como la redacción de contenidos que requieren una mayor concentración, suelo programar los descansos después de 1 hora ya que el parar cada treinta minutos, haría que perdiera el hilo y me costaría volver a concentrarme en lo que estaba haciendo.

Cuando trabajo 1 hora me recompenso con descansos de 10 minutos o incluso 20 minutos, esto te da un buen chute de energía para volver al trabajo.

Recupera la energía en tus descansos

Aprovecha tus descansos, para almorzar o darte un capricho: un mini paseo, un baño relajante, escuchar música, leer ese libro que llevas tiempo sin abrir…

Sobre todo, muévete no te quedes sentada, ni te saltes el descanso.

Ya sé, que cinco o diez minutos no da para  mucho, pero sí un paseo rápido, en mi caso aprovecho para almorzar,  darme una ducha,realizar tareas de casa, escuchar música, leer algún artículo, ver mi correo o  comentar en las redes.

Ser administrativa virtual, me hace estar demasiadas horas sentada delante del ordenador, por lo que necesito hacer deporte, ya que me proporciona la suficiente energía para poder concentrarme y mi salud también lo agradece.

El deporte, lo reservo para mi tiempo de ocio, suelo salir a andar con el fin de relajarme, cojo mis cascos y mi mp4, y vuelvo como nueva.

No te pierdas la segunda parte del post donde te enseño más rutinas diarias para aumentar tu productividad: correo,redes sociales y lista de tareas.

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Esta semana pretendo lanzar un reto en instagram, tiene que ver con el tema que acabamos de tratar y con el móvil, así que si no quieres perdértelo y aún no me sigues en esa red ve corriendo a hacerlo, ¡va a ser muy divertido!